De factuur: je verkoopt iets
Een factuur is een document dat je uitgeeft wanneer je een product of dienst aan een klant verkoopt. Het formaliseert de vordering, triggert de betalingsverplichting en dient als fiscaal document voor de btw.
Kenmerken:
- Uitgegeven door de verkoper (jij) naar de koper (je klant)
- Bevat btw als je onderworpen bent
- Verplicht genummerd en sequentieel
- Executabel document: je klant moet je betalen
De onkostennota: je claimt een terugbetaling
Een onkostennota is een intern document dat je gebruikt om terugbetaling van een professionele uitgave te claimen die je hebt voorgeschoten. Bijvoorbeeld: een zakenlunch, een treinkaartje, materiaal gekocht voor een project.
Kenmerken:
- Uitgegeven door de werknemer of zelfstandige naar zijn werkgever of klant
- Vergezeld van bewijsstukken (bonnetjes, facturen, kwitanties)
- Geen btw op de nota zelf (de btw staat op de bewijsstukken)
- Niet onderworpen aan dezelfde nummeringregels
Snelle vergelijking
| Criterium | Factuur | Onkostennota |
|---|---|---|
| Richting | Jij → Klant | Jij → Werkgever / Klant |
| Doel | Betaling van een dienst | Terugbetaling van een voorschot |
| Btw | Ja (als onderworpen) | Nee (op de nota) |
| Vereiste bewijsstukken | Nee | Ja verplicht |
| Sequentiële nummering | Verplicht | Niet verplicht |
| Wettelijke betalingstermijn | Ja (30 dagen) | Volgens afspraak |
Concrete gevallen voor een Belgische zelfstandige
Je werkt in regie bij een klant
Aan het einde van de maand stuur je een factuur voor je gepresteerde uren. Als je onkosten hebt voorgeschoten (parkeren, materiaal), voeg je deze in de factuur in als "doorberekening van onkosten" OF je stuurt een aparte onkostennota met bijgevoegde bewijsstukken.
Je werkt aan een forfaitair project
Je stuurt een factuur voor het afgesproken forfaitaire bedrag. Bijkomende kosten zijn ofwel opgenomen in het forfait, ofwel afzonderlijk doorberekend met bewijsstukken.
Je hebt persoonlijke professionele onkosten
Vertegenwoordigingsmaaltijden, benzine, professionele abonnementen: dit zijn uitgaven die je in je boekhoudingkosten opneemt. Geen onkostennota — je bewaart gewoon de bonnetjes/facturen voor je boekhouding.
Doorberekening van onkosten: let op btw
Wanneer je onkosten aan een klant doorberekent (bijv. een treinkaartje dat je hebt voorgeschoten), twee opties:
- Uitgaven — je berekent exact hetzelfde bedrag door, zonder marge, en je kunt het uitsluiten van je btw-grondslag (als je de originele factuur op naam van de klant hebt)
- Klassieke doorberekening — je neemt de onkosten in je normale factuur op en past je gebruikelijke btw toe
Bij twijfel, overleg met je accountant — de regels voor uitgaven zijn streng.
Hoe Ledgerly beide beheerst
In Ledgerly kun je je professionele uitgaven registreren (met automatische OCR-scan van het bewijsstuk) en deze direct doorberekenen op een klantfactuur met één klik. Het onderscheid onkostennota / factuur wordt automatisch beheerd.