Helpcentrum

Hoe lees ik de cijfers op het dashboard?

Vier indicatoren worden bovenaan getoond. De geïnde omzet groepeert alle dit jaar betaalde facturen. Het openstaande bedrag toont verzonden maar nog niet betaalde facturen. Het achterstallige bedrag groepeert facturen waarvan de vervaldatum verstreken is. De widget Offertes toont hoeveel wachten op antwoord en hoeveel zijn geaccepteerd.

Mijn cijfers kloppen niet, wat moet ik doen?

Controleer of uw facturen de juiste status hebben. Een factuur blijft "openstaand" totdat u ze handmatig als "betaald" markeert. Gedeeltelijke creditnota's verlagen ook het weergegeven saldo.

Waarom verschijnen sommige facturen niet in de statistieken?

Offertes en conceptfacturen worden niet meegeteld in de financiële statistieken. Alleen facturen met de status verzonden, betaald, achterstallig of gecrediteerd worden meegerekend.

Hoe maak ik een factuur aan?

Klik op "Nieuwe factuur" via het dashboard of het menu Facturen. Selecteer uw klant, voeg uw regels toe, controleer de BTW en sla op. De factuur wordt eerst als concept aangemaakt — u kunt deze vrij bewerken voor u ze verstuurt.

Hoe verstuur ik een factuur per e-mail?

Klik op de detailpagina van de factuur op "Per e-mail versturen". De e-mail gaat naar uw klant met de PDF als bijlage. De status verandert automatisch naar "Verzonden".

Hoe markeer ik een factuur als betaald?

Klik op de detailpagina op "Markeren als betaald". Een alleen-lezen transactie wordt automatisch aangemaakt in uw financieel register, gekoppeld aan deze factuur.

Kan ik een al verstuurde factuur bewerken?

Technisch gezien wel, maar als de factuur al naar de klant is gestuurd, is het beter een creditnota uit te schrijven en een gecorrigeerde factuur aan te maken. Het bewerken van een verstuurde factuur zonder de klant te informeren creëert boekhoudkundige inconsistenties.

Hoe voeg ik een korting toe?

Klik op het factuurformulier op "Korting toevoegen" onder de regels. Een regel met een negatief bedrag wordt toegevoegd — voer het kortingsbedrag in en het wordt automatisch van het totaal afgetrokken.

Wat is de betalings-QR-code op mijn facturen?

De QR-code onderaan uw PDF-facturen is een EPC-QR-code (European Payments Council), gestandaardiseerd voor bankoverschrijvingen in Europa. Uw klant kan hem scannen met de app van zijn bank om een vooringevulde overschrijving te starten met uw IBAN, het exacte bedrag en de gestructureerde mededeling van de factuur. Geen handmatige invoer, geen risico op kopieerfouten. Compatibel met de meeste Belgische, Nederlandse en Europese bankingapps.

Hoe werkt het systeem van voorschotfacturen?

Klik in de factuurlijst op "Nieuwe voorschotfactuur" (oranje knop). Maak de voorschotfactuur aan met het bedrag, verstuur ze naar uw klant en markeer ze als betaald. Eens betaald verschijnt een knop "Saldofactuur aanmaken". Na een klik genereert Ledgerly automatisch een nieuwe factuur met een negatieve aftrekrege voor het voorschotbedrag. Voeg vervolgens uw prestatieregels toe om het saldo te voltooien. Voorschotfacturen hebben een eigen nummering in het formaat ACP-JJJJMM0001.

Kan ik een conceptfactuur verwijderen?

Nee. De Belgische boekhoudwetgeving vereist een doorlopende nummering zonder hiaten. Zodra een nummer is toegekend, zelfs aan een concept, kan het niet uit de reeks worden verwijderd. In de plaats kunt u het concept annuleren via de knop "Factuur annuleren" in de lijst, het bewerkingsformulier of de detailpagina. De factuur behoudt haar nummer en krijgt de status Geannuleerd.

Wat is een particulierenfactuur?

Een particulierenfactuur is een vereenvoudigd document voor niet-BTW-plichtige klanten. Ze gebruikt een aparte nummering (standaard prefix PART-) en vereist geen BTW-nummer van de klant. Het PDF-formaat is aangepast voor particulieren, zonder intracommunautaire BTW-verwijzingen of Peppol-gegevens.

Wat is het verschil tussen een B2B-factuur en een particulierenfactuur?

Een B2B-factuur richt zich tot een BTW-plichtig bedrijf. Een particulierenfactuur richt zich tot een privéklant. De belangrijkste verschillen zijn de aparte teller (PART- onafhankelijk van de gewone facturen), geen BTW-nummer van de klant, en een vereenvoudigd PDF zonder Peppol-referenties. Beide typen worden meegeteld in uw omzetstatistieken.

Hoe maak ik een particulierenfactuur aan?

Via het menu Facturen opent u het submenu en klikt u op "Particulierenfacturen" en dan op "Nieuwe particulierenfactuur". Het formulier is vergelijkbaar met gewone facturen, maar zonder het veld BTW-nummer klant. Vul de naam van de klant in, voeg uw prestatieregels toe en sla op. De factuur krijgt een volgnummer zoals PART-0001.

Kan ik voorschotfacturen gebruiken bij particulierenfacturen?

Ja. In de lijst met particulierenfacturen is een knop "Nieuwe voorschotfactuur" (oranje) beschikbaar. De werking is identiek aan B2B-voorschotten. Na betaling klikt u op "Saldofactuur aanmaken" en Ledgerly genereert automatisch een saldofactuur in de sectie Particulieren met de voorschotaftrek ingevuld. Peppol-verzending is niet beschikbaar voor particulierenfacturen.

Kan ik een concept-particulierenfactuur verwijderen?

Nee, om dezelfde reden als bij gewone facturen. De Belgische nummering moet doorlopend zijn zonder hiaten. U kunt het concept annuleren via de knop "Factuur annuleren", het nummer wordt bewaard en de factuur krijgt de status Geannuleerd.

Wat is een creditnota?

Een creditnota is een document dat een factuur gedeeltelijk of volledig annuleert. Het is de enige wettelijke manier om een al uitgeschreven factuur te corrigeren of terug te betalen — u kunt ze niet zomaar verwijderen.

Hoe maak ik een creditnota aan?

Klik op de pagina van de betrokken factuur op "Creditnota". Een formulier wordt geopend — voeg alleen de te crediteren regels toe. Het gecrediteerde bedrag verschijnt vervolgens als aftrek op de oorspronkelijke factuur.

Kan ik meerdere creditnota's aanmaken voor dezelfde factuur?

Ja. Het resterende verschuldigde saldo wordt telkens herberekend door het totaal van alle gekoppelde creditnota's af te trekken. U kunt een factuur dus in meerdere keren crediteren.

Wat is terugkerende facturatie?

Terugkerende facturatie laat u automatisch facturen genereren op regelmatige tijdstippen voor uw contracten en abonnementen. U stelt de regel eenmalig in (klant, bedrag, frequentie, startdatum) en Ledgerly maakt de facturen automatisch aan, zonder tussenkomst van u.

Hoe maak ik een terugkerende facturatieregel aan?

Via het menu "Terugkerende facturatie" > "Nieuwe regel". Selecteer de klant, de frequentie (maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks), de startdatum en voeg uw regels toe. U kunt een einddatum instellen of de regel voor onbepaalde tijd actief laten. Elke gegenereerde factuur krijgt een automatisch opeenvolgend nummer.

Hoe pauzeer ik tijdelijk een terugkerende facturatieregel?

Klik in de lijst met terugkerende regels op "Pauzeren" naast de betrokken regel. De regel krijgt de status "Gepauzeerd" en er worden geen facturen aangemaakt tijdens de pauze. U kunt ze op elk moment opnieuw activeren — Ledgerly hervat de cyclus vanaf de volgende berekende vervaldatum.

Hoe stop ik definitief een terugkerende facturatieregel?

Klik in de lijst op "Stoppen" en bevestig. De regel krijgt de status "Beëindigd" en er worden geen facturen meer aangemaakt. Al gegenereerde facturen blijven bewaard en toegankelijk. Als u alleen tijdelijk wilt pauzeren, gebruik dan "Pauzeren".

Hoe maak ik een offerte aan?

Via het menu Offertes > Nieuwe offerte. Het formulier is identiek aan een factuur, met een extra veld "Geldig tot". De offerte krijgt een apart nummer op basis van het in de instellingen geconfigureerde prefix.

Hoe zet ik een offerte om naar een factuur?

Wanneer de klant akkoord gaat, markeert u de offerte als "Geaccepteerd" en klikt u op "Omzetten naar factuur". Alle regels worden gekopieerd naar een nieuwe factuur met een opeenvolgend nummer. De offerte krijgt de status "Omgezet".

Wat gebeurt er als een offerte verloopt?

Een offerte waarvan de geldigheidsdatum verstreken is, krijgt de status "Verlopen" en er verschijnt een waarschuwingsbanner. U kunt ze nog steeds omzetten naar een factuur als de klant alsnog akkoord gaat.

Is de e-mail voor een offerte anders dan voor een factuur?

Ja. De e-mail van een offerte bevat geen bankgegevens — dat is opzettelijk, want een offerte is geen betalingsverzoek. Ook de onderwerpregel en de inhoud zijn aangepast.

Hoe kan mijn klant een offerte online ondertekenen?

Klik op de detailpagina van de offerte op het linkpictogram om een unieke handtekeninglink te genereren. Stuur deze link naar uw klant via e-mail of berichtenapp. De klant opent een beveiligde pagina waarop hij de offerte kan lezen, het vakje "Ik verklaar de voorwaarden te aanvaarden" aankruist, een optionele handgeschreven handtekening plaatst en op Ondertekenen en accepteren klikt. De eIDAS SES (Simple Electronic Signature) is juridisch geldig in heel Europa, het IP-adres en de tijdstempel van de klant worden als bewijs geregistreerd. De offerte krijgt automatisch de status Geaccepteerd en u kunt deze onmiddellijk omzetten naar een factuur.

Waarvoor dient de module Uitgaven?

Met de module Uitgaven registreer je al je leveranciersfacturen, onkostennota's en beroepsaankopen. Je kunt de originele PDF bijvoegen, de leverancier en BTW opgeven, en elke regel indelen per kostensoort (telecom, huur, software...). Alles is gecentraliseerd voor je boekhouder.

Hoe voer ik een uitgave in?

Ga naar Uitgaven, klik op "Nieuwe uitgave". Selecteer een leverancier (of typ de naam), voer de factuurdatum in, voeg regels toe met bedragen en BTW-tarieven en voeg eventueel de PDF bij. Sla op — de uitgave is opgeslagen en zichtbaar in je overzicht.

Wat is de aard van een uitgaveregel?

De aard (of categorie) is het boekhoudkundige kostentype, kantoorbenodigdheden, telecom, software, huur... Het wordt gebruikt voor het jaarlijkse overzicht per kostensoort, nuttig voor je boekhouder en belastingaangifte. Het wordt per regel van de uitgave ingevoerd.

Hoe zie ik het jaarlijkse overzicht van mijn uitgaven?

Klik in de module Uitgaven op de knop "Jaaroverzicht". Je ziet het totaal excl. BTW, BTW en incl. BTW per categorie voor het gekozen jaar, met een kwartaalfilter (K1 tot K4). Je kunt ook alle PDF-facturen van het jaar als één ZIP-bestand downloaden voor je boekhouder.

Hoe scan ik automatisch een bon of leveranciersfactuur?

Klik in de module Uitgaven op "Bon scannen". Je kunt een PDF, JPEG of PNG uploaden. OCR analyseert het document automatisch en vult de leverancier, datum, bedrag en BTW vooraf in. Controleer de geëxtraheerde gegevens, pas aan indien nodig en sla op. Het originele bestand wordt automatisch aan de uitgave bijgevoegd.

Kan ik uitgaven in bulk importeren vanuit een Excel- of CSV-bestand?

Ja. Klik in de module Uitgaven op "Importeren". Download het meegeleverde Excel-sjabloon, vul je uitgaven in (datum, leverancier, bedrag, BTW, categorie) en upload het bestand. Ledgerly valideert elke rij en maakt de bijbehorende uitgaven in één bewerking aan. Ongeldige rijen worden gemarkeerd met de foutreden.

Hoe voeg ik een klant toe?

Via het menu Klanten > Nieuwe klant. Minimaal de naam is vereist. Een e-mailadres is nodig om documenten per e-mail te versturen. Het BTW-nummer is optioneel maar aanbevolen voor zakelijke klanten.

Waarom het BTW-nummer verifiëren?

De knop "Verifiëren" raadpleegt de Europese VIES-dienst om te bevestigen dat het nummer geldig en actief is. Dit is nuttig voor uw BTW-verplichtingen (verlegging) en om zeker te zijn dat u een zakelijke klant correct factureert.

Wat is Peppol?

Peppol is een Europees netwerk voor elektronische facturatie waarmee u facturen rechtstreeks in boekhoudprogramma's kunt versturen en ontvangen, zonder handmatige e-mails of PDF's. Ledgerly is verbonden met Peppol via B2Brouter. Als een klant is geregistreerd op het Peppol-netwerk, vul dan zijn Peppol-ID in op de klantenfiche om facturen via dit kanaal te sturen.

Waarvoor dient de dienstencatalogus?

Hiermee kunt u uw gebruikelijke diensten vooraf opslaan met hun omschrijving, eenheidsprijs en BTW-tarief. Wanneer u een factuur aanmaakt, begint u te typen in het beschrijvingsveld om suggesties uit uw catalogus te zien.

De automatisch aanvulling werkt niet in facturen, waarom?

Automatisch aanvullen vanuit de catalogus is voorbehouden aan premiumaccounts. U kunt uw catalogus nog steeds beheren en als referentie gebruiken bij handmatige invoer.

Kan ik het BTW-tarief van een dienst wijzigen?

Ja, bewerk de dienst en selecteer het tarief in de keuzelijst (0%, 6%, 12% of 21%). Dit tarief wordt standaard gebruikt telkens u de dienst aan een factuur toevoegt, maar u kunt het regel per regel aanpassen.

Wat is het verschil tussen een automatische en een handmatige transactie?

Automatische transacties worden aangemaakt door Ledgerly wanneer u een factuur als betaald markeert — ze zijn alleen-lezen en weerspiegelen de gekoppelde factuur nauwkeurig. Handmatige transacties voert u zelf in voor uitgaven en inkomsten buiten facturen (huur, materiaal, abonnementen...).

Hoe werkt het BTW-overzicht?

Het overzicht groepeert alle transacties van het geselecteerde kwartaal en verdeelt ze over de Belgische BTW-roosters. U kunt het exporteren als Intervat XML voor uw aangifte op eservices.minfin.fgov.be, of als Excel voor uw boekhouder.

Hoe exporteer ik transacties voor mijn boekhouder?

Via de pagina BTW-overzicht zijn twee exports beschikbaar. Het Excel-bestand heeft drie tabbladen: inkomsten, uitgaven en een BTW-samenvatting per tarief. De Intervat XML-export is in het officiële VATSENDING-formaat, rechtstreeks importeerbaar op het portaal van de FOD Financiën.

Wat is het ontvangstenjournaal?

Het ontvangstenjournaal is een wettelijk verplicht register voor Belgische zelfstandigen onder de btw-vrijstellingsregeling of vereenvoudigde boekhouding. Het registreert elke verkoop met datum, omschrijving, bedrag excl. btw, btw-tarief en betalingswijze. Ledgerly helpt u het eenvoudig bij te houden en te exporteren als een conform PDF-document.

Hoe voeg ik een vermelding toe aan het journaal?

Via het menu "Ontvangstenjournaal" > "Nieuwe vermelding". Vul de verkoopdatum, een omschrijving, het bedrag excl. btw, het btw-tarief (vrijgesteld, 0%, 6%, 12% of 21%) en de betalingswijze (contant, overschrijving, kaart of cheque) in. Het btw-bedrag en het totaal incl. btw worden automatisch berekend.

Hoe exporteer ik het journaal als PDF?

Vanaf de journaalpagina zijn twee PDF-exports beschikbaar. De maandelijkse export genereert het register voor de weergegeven maand, met een btw-samenvatting per tarief onderaan. De jaarlijkse export groepeert alle vermeldingen van het jaar met jaaroverzichten. Deze PDF's zijn in het Belgisch wettelijk formaat, klaar om naar uw boekhouder te sturen of te bewaren voor een fiscale controle.

Kan mijn boekhouder het journaal raadplegen?

Ja. Als u boekhouderstoegang hebt verleend (via Instellingen > Toegang boekhouder), kan uw boekhouder het ontvangstenjournaal in alleen-lezenmodus raadplegen. Hij of zij kan alle vermeldingen bekijken en PDF-exports downloaden, zonder gegevens te kunnen wijzigen of verwijderen.

Waarom een uitrusting afschrijven in plaats van alles in één keer af te trekken?

Uitrusting die meerdere jaren wordt gebruikt, genereert gedurende haar volledige gebruiksduur waarde. Afschrijving verdeelt de belastingaftrek evenredig over die periode: elk jaar trekt u het deel af dat overeenkomt met de werkelijke slijtage. Zonder afschrijving zou het volledig aftrekken van 3 000 € in één jaar uw kosten kunstmatig opblazen. Elk bedrijfsmiddel dat meer dan één boekjaar wordt gebruikt, moet in principe worden afgeschreven, tenzij het als kleinwaardige investering wordt beschouwd.

Wat is de wettelijke basis voor afschrijvingen in België?

Artikel 62 van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992 (WIB 92) legt het wettelijk kader vast. Het schrijft de lineaire methode voor als standaard: elk boekjaar wordt hetzelfde bedrag afgetrokken. De Belgische belastingdienst erkent volgende standaardduren: 3 jaar voor IT- en elektronische apparatuur (33,33%/jaar), 5 jaar voor gereedschap en voertuigen (20%/jaar), 10 jaar voor meubilair en inrichtingen (10%/jaar). Ledgerly past deze tarieven standaard toe.

Hoe wordt de jaarlijkse afschrijvingsdotatie berekend?

De jaarlijkse dotatie is gelijk aan de aankoopprijs excl. btw gedeeld door het aantal jaren. Voorbeeld: een laptop gekocht voor 1 200 € excl. btw, af te schrijven over 3 jaar, geeft 1 200 ÷ 3 = 400 €/jaar. Dit bedrag vermindert elk jaar uw belastbaar resultaat. De som van alle dotaties moet gelijk zijn aan de aankoopprijs. In Ledgerly berekent de knop i naast het veld Afschrijvingsduur dit bedrag in realtime, met een gedetailleerde uitsplitsing per boekjaar.

Wat is pro rata temporis en hoe past Ledgerly dit toe?

Pro rata temporis vermindert de dotatie van het eerste (en eventueel het laatste) jaar tot de verhouding van de werkelijk verstreken maanden. Ledgerly gebruikt de volledige-maandregel: de afschrijving start op de 1e van de aankoopmaand. Voorbeeld: een bedrijfsmiddel gekocht in april (maand 4) geeft 9 maanden afschrijving in jaar één (april tot december: 13 − 4 = 9 maanden), ofwel 400 × 9/12 = 300 €. Als de aankoop niet in januari plaatsvindt, sluit een laatste gedeeltelijk jaar het plan af, waarbij het bedrag tot op de cent nauwkeurig wordt aangepast zodat het totaal exact gelijk is aan de aankoopprijs.

Welke afschrijvingsduur kiezen naargelang het type bedrijfsmiddel?

De Belgische belastingdienst erkent drie standaardduren voor zelfstandigen: 3 jaar voor IT- en elektronische apparatuur (computers, tablets, smartphones, software) wegens snelle technologische veroudering; 5 jaar voor professioneel gereedschap, machines en voertuigen wegens regelmatige mechanische slijtage; 10 jaar voor kantoormeubilair, inrichtingen en duurzame apparatuur. Deze duren worden doorgaans zonder bijkomende verantwoording aanvaard. Andere duren zijn mogelijk maar moeten bij een belastingcontrole worden verdedigd.

Wat is onmiddellijke aftrek en wanneer is die van toepassing?

Wanneer er geen duur is geselecteerd in Ledgerly, wordt het bedrijfsmiddel als onmiddellijk aftrekbaar beschouwd: de aankoopprijs excl. btw wordt volledig afgetrokken in het boekjaar van aankoop, zonder spreiding. De Belgische belastingdienst aanvaardt dit voor kleinwaardige investeringen waarvan de eenheidsprijs niet meer dan 1 000 € excl. btw bedraagt. Boven 1 000 € excl. btw is een meerjarig afschrijvingsplan verplicht.

Wat is de boekwaarde en hoe lees ik de afschrijvingstabel in Ledgerly?

De boekwaarde (BW) is het nog niet afgeschreven deel van het bedrijfsmiddel — zijn boekhoudkundige waarde na aftrek van alle gecumuleerde afschrijvingen. Formule: BW = Aankoopprijs − Totaal gecumuleerde dotaties. In de loop der jaren daalt de boekwaarde tot nul aan het einde van het plan. In Ledgerly toont de detailpagina van elk bedrijfsmiddel de huidige boekwaarde, samen met een volledige tabel per boekjaar: voor elk jaar ziet u de afgeschreven maanden, de dotatie van het boekjaar, het gecumuleerde totaal en de resterende boekwaarde. Volledig afgeschreven bedrijfsmiddelen kunnen nog steeds worden gebruikt, maar genereren geen fiscaal aftrekbare last meer.

Waarvoor dient de pagina Vervaldagen?

De pagina Vervaldagen toont al uw verstuurde of achterstallige facturen waarvan de vervaldatum nadert of al voorbij is. Bovenaan staan drie samenvattingskaarten: het totaal aantal vervaldagen, het nog te ontvangen bedrag (facturen die nog niet vervallen zijn) en het achterstallige bedrag (facturen waarvan de vervaldatum verstreken is). U kunt filteren op Aankomend, Achterstallig of alles samen bekijken.

Hoe stel ik automatische herinneringen in?

Ga naar Instellingen → Bedrijf, sectie Betalingsherinneringen. Activeer het selectievakje "Automatische herinneringen ingeschakeld" en voer de gewenste vertragingen in: Herinnering 1 (bijv. 3 dagen voor de vervaldatum), Herinnering 2 (bijv. op de vervaldatum), en de vertraging voor achterstallige facturen (bijv. 7 dagen na de vervaldatum). Deze herinneringen worden elke nacht automatisch verzonden — er is geen verdere actie vereist nadat de instellingen zijn opgeslagen.

Hoe stuur ik een herinnering handmatig?

Op de pagina Vervaldagen heeft elke rij een knop "Herinnering sturen". Een klik opent een bevestigingsdialoog met de naam van de klant, waarna de e-mail onmiddellijk naar het adres van de klant wordt verzonden. De datum van de laatste herinnering wordt weergegeven in de speciale tabelkolom, zodat u in één oogopslag kunt zien of een klant al is gecontacteerd.

Kan dezelfde herinnering twee keer worden verzonden voor dezelfde factuur?

Niet voor automatische herinneringen. Ledgerly registreert elke verzonden herinnering (automatisch of handmatig) met datum en vertraging. Vóór elke automatische verzending controleert het systeem of die exacte herinnering al is verzonden voor die factuur — zo ja, wordt deze overgeslagen. Dit garandeert dat een klant nooit twee keer hetzelfde e-mailbericht ontvangt. Als u echter handmatig op "Herinnering sturen" klikt, wordt elke keer een nieuwe herinnering aangemaakt.

Wat gebeurt er als een factuur als betaald wordt gemarkeerd?

Zodra een factuur de status Betaald krijgt, verdwijnt deze automatisch van de pagina Vervaldagen. Automatische herinneringen stoppen ook voor die factuur, aangezien Ledgerly alleen facturen verwerkt met de status Verzonden of Achterstallig. De geschiedenis van reeds verzonden herinneringen blijft toegankelijk via de detailpagina van de factuur.

Hoe koppel ik mijn bankrekening?

Ga naar het menu Banque en klik op Bank koppelen. Selecteer uw instelling uit de lijst met beschikbare Belgische banken en log vervolgens in op de website van uw bank. Na het verlenen van toegang wordt u teruggeleid naar Ledgerly. Uw rekeningen en saldi verschijnen onmiddellijk.

Hoe werkt automatische vereffening?

Elke nacht synchroniseert Ledgerly uw nieuwe banktransacties. Voor elke inkomende overschrijving zoekt het systeem eerst naar een factuur waarvan de gestructureerde mededeling (+++xxx/xxxx/xxxxx+++) exact overeenkomt — de meest betrouwbare methode. Als er geen referentie wordt gevonden maar er slechts een bedrag overeenkomt met een openstaande factuur, wordt de vereffening ook automatisch uitgevoerd. In beide gevallen wordt de factuur op Betaald gezet en ontvangt u een melding.

Wat is de gestructureerde mededeling en waarom is die belangrijk?

De gestructureerde mededeling is een referentie in het formaat +++xxx/xxxx/xxxxx+++ berekend op basis van uw factuurnummer. Ze staat op uw PDF en in de e-mail die naar de klant wordt gestuurd. Wanneer uw klant deze mededeling opneemt in zijn overschrijving, identificeert Ledgerly de factuur onmiddellijk en verefft die automatisch — zonder enige tussenkomst van uw kant.

Wat gebeurt er als de overschrijving geen gestructureerde mededeling bevat?

Als de gestructureerde mededeling ontbreekt, probeert Ledgerly te verefenen op exact bedrag: als er slechts een openstaande factuur overeenkomt met het bedrag van de overschrijving, is de vereffening toch automatisch. Als meerdere facturen hetzelfde bedrag hebben, wordt er geen automatische vereffening uitgevoerd — de transactie verschijnt in de lijst Te verefenen en u kunt handmatig de juiste factuur kiezen.

Hoe verwijder ik een bankkoppeling?

Op de pagina Banque klikt u op de knop Verwijderen naast de koppeling. De toegang wordt ingetrokken bij de bank en alle geimporteerde transacties die aan die koppeling zijn gekoppeld, worden verwijderd. Deze actie is onomkeerbaar — transacties die al aan facturen zijn vereffend, worden niet beinvloed.

Wat is Peppol en waarom gebruiken?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een gestandaardiseerd netwerk voor elektronische facturatie dat in heel Europa wordt gebruikt. Het maakt het mogelijk om facturen rechtstreeks in boekhoudprogramma's te versturen en te ontvangen, zonder papier of e-mail. In België worden bedrijven geïdentificeerd via het prefix 0208 gevolgd door het BTW-nummer zonder BE (voorbeeld: 0208:0123456789). Ledgerly is verbonden met Peppol via B2Brouter.

Hoe verstuur ik een factuur via Peppol?

Klik op de detailpagina van een factuur (status concept of verzonden) op "Versturen via Peppol". De factuur wordt verzonden naar de ontvanger die is geïdentificeerd via zijn Peppol-ID, ingevuld op de klantenfiche. Een statusbadge verschijnt op de factuur zodra de ontvanger de ontvangst bevestigt, accepteert of weigert. Verzending via Peppol vervangt de e-mail niet als de klant dit ook vraagt.

Hoe ontvang ik leveranciersfacturen via Peppol?

Leveranciers die op Peppol zijn geregistreerd, kunnen facturen rechtstreeks naar uw Ledgerly Peppol-ID sturen. Via het menu Facturen klikt u op "Peppol-inbox" en vervolgens op "Synchroniseren" om de laatste ontvangen facturen te importeren. Elke ontvangen factuur verschijnt in de lijst met de naam van de leverancier, het bedrag en de status. U kunt ze accepteren of weigeren vanuit deze interface.

Wat betekenen de Peppol-statussen op een verstuurde factuur?

Drie statussen weerspiegelen de reactie van de ontvanger. "Ontvangst bevestigd" betekent dat de factuur succesvol is ontvangen in het systeem van de klant. "Geaccepteerd" betekent dat de klant de factuur heeft bevestigd en zich ertoe verbindt te betalen. "Geweigerd" betekent dat de klant een probleem heeft gemeld met de factuur (onjuist bedrag, betwiste dienst, enz.). Neem bij weigering contact op met uw klant om het document te corrigeren en opnieuw te versturen.

Hoe configureer ik mijn Peppol-ID?

Uw Peppol-ID wordt automatisch gegenereerd vanuit uw BTW-nummer, in Instellingen, Bedrijf, sectie "Peppol". Zodra uw instellingen zijn opgeslagen met een geldig BTW-nummer, wordt automatisch een Peppol-account aangemaakt op het B2Brouter-netwerk, zonder verdere actie. De status van uw account (actief of in afwachting) wordt direct weergegeven in de Peppol-sectie van uw instellingen. Vul ook het Peppol-ID van elke klant in op zijn klantenfiche om facturen via het netwerk te versturen.

Hoe registreer ik een zakelijke rit?

Ga naar Kilometervergoeding en klik op Nieuwe rit. Vul de datum, het vertrekpunt, de bestemming, de afstand in km en het doel van de rit in. Het bedrag wordt automatisch berekend op basis van het officiële tarief (0,4449 EUR/km voor 2026). Je kunt de rit ook koppelen aan een klant.

Wat is het toepasselijke kilometertarief?

De FOD Financiën publiceert elk jaar het tarief voor zakelijke ritten met een privévoertuig. Voor 2026 bedraagt dit tarief 0,4449 EUR/km. Dit dekt de waardevermindering van het voertuig, verzekering, brandstof en onderhoud. Er zijn geen tankbonnen nodig, alleen de afstand telt.

Hoe bereken ik de afstand van een rit?

Je voert de afstand in km rechtstreeks in het formulier in. Er is geen automatische routeberekening. Je kunt de afstand meten via Google Maps of je gewone GPS voor je het invoert. Als je regelmatig dezelfde rit maakt, noteer hem dan eenmalig en gebruik die afstand telkens opnieuw.

Kan ik mijn kilometerkosten exporteren voor mijn boekhouder?

Ja. Via de pagina Kilometervergoeding zijn een maandelijkse PDF-export en een jaarlijkse export beschikbaar. Deze documenten bevatten al je ritten met datum, vertrekpunt, bestemming, km, tarief en bedrag. Ze zijn klaar om aan je boekhouder te overhandigen of te bewaren bij een eventuele fiscale controle.

Wat is het percentage professioneel gebruik?

Als je je voertuig zowel voor professionele als privédoeleinden gebruikt, kun je alleen het professionele gedeelte aftrekken. Dit percentage, in te stellen via je instellingen, wordt automatisch toegepast op de berekening. Als je bijvoorbeeld 70% voor werk rijdt, is slechts 70% van het kilometerbedrag aftrekbaar. Deze verhouding moet aantoonbaar zijn bij een eventuele controle.

Wat zijn INASTI-sociale bijdragen?

INASTI (Rijksinstituut voor de sociale verzekeringen der zelfstandigen) beheert de sociale bijdragen van Belgische zelfstandigen. Deze bijdragen financieren je sociale bescherming, pensioen, kinderbijslag, ziekteverzekering en gewaarborgd inkomen bij arbeidsongeschiktheid. Als zelfstandige betaal je ze per kwartaal aan je sociaal verzekeringsfonds.

Hoe worden mijn bijdragen berekend?

Bijdragen worden berekend op je netto beroepsinkomen in drie schijven. Schijf 1 tot 75 024,54 EUR wordt belast aan 20,5%. Schijf 2 van 75 024,54 EUR tot 110 562,42 EUR aan 14,16%. Daarboven zijn geen bijkomende bijdragen verschuldigd. Een minimumbedrag geldt bij een laag inkomen, namelijk 3 670,32 EUR/jaar in 2026 (1 895,36 EUR bij aanvang activiteit).

Wat doet de INASTI-module in Ledgerly?

De INASTI-module laat je je bijdragen simuleren op basis van je geschat inkomen. Voer je verwachte jaarlijkse netto-inkomen in en de simulator berekent het jaarbedrag, het kwartaalbedrag en toont in welke schijf(ven) je valt. Het is een hulpmiddel voor cashflowplanning, geen officiële berekening van je sociaal fonds.

Komen mijn voorlopige bijdragen overeen met de definitieve?

Nee. Je betaalt eerst voorlopige bijdragen berekend op het inkomen van de vorige 3 jaar. Wanneer je werkelijke inkomen van het jaar bekend is (doorgaans 2 à 3 jaar later), voert je sociaal fonds een regularisatie uit. Was je werkelijk inkomen hoger, betaal je een bijslag. Was het lager, krijg je een terugbetaling. De Ledgerly-simulator helpt je deze regularisaties te anticiperen.

Waar betaal ik mijn sociale bijdragen?

Je betaalt je bijdragen aan je sociaal verzekeringsfonds (Acerta, Partena, Xerius, UCM, Securex...) uiterlijk op de laatste dag van elk kwartaal (31 maart, 30 juni, 30 september, 31 december). Ledgerly beheert geen betalingen, het helpt je de bedragen te schatten en te plannen. Om te betalen, gebruik je je online account op de website van je sociaal fonds.

Waarvoor dient de tijdregistratiemodule?

De tijdregistratiemodule laat je werkzittingen registreren met duur, klant en beschrijving. Je kunt aan elke zitting een uurtarief koppelen om het factureerbare bedrag te schatten. Een maandelijks en jaarlijks overzicht geeft je een beeld van je activiteit en tijdsgebonden omzet.

Hoe registreer ik een werkzitting?

Vul op de tijdregistratiepagina het formulier bovenaan in, datum, uren en minuten, een omschrijving, en optioneel de klant en het uurtarief. Vink Factureerbaar aan als deze zitting aan de klant zal worden doorberekend. Klik op Toevoegen om de zitting op te slaan.

Hoe gebruik ik de ingebouwde timer?

Bovenaan de tijdregistratiepagina laat de timer-widget je de duur van een taak in real time meten. Klik op Starten bij het begin van je werk, dan op Stoppen wanneer je klaar bent. De duur wordt automatisch in het formulier ingevuld. De timer blijft lopen als je naar andere pagina's navigeert.

Hoe bekijk ik mijn uren per maand?

De tijdregistratiepagina toont standaard de huidige maand. Gebruik de navigatiepijlen om naar de vorige of volgende maand te gaan. Vier indicatoren vatten de maand samen, aantal zittingen, totaal uren, factureerbare uren en geschat te factureren bedrag. Het jaaroverzicht onderaan toont de totalen per maand.

Zijn tijdzittingen gekoppeld aan mijn facturen?

Voorlopig niet automatisch. Tijdregistratie staat los van de facturatiemodule. Je kunt het gebruiken om je activiteit bij te houden, je honoraria te schatten en facturen handmatig op te stellen op basis van de geregistreerde uren. Een integratie om facturen te genereren vanuit zittingen is gepland voor een toekomstige versie.

Hoe configureer ik de nummering van mijn facturen?

In Instellingen > Bedrijf, sectie "Factuurinstellingen". Stel een prefix in (bijv. FACT-) en kies tussen doorlopend (FACT-0001) of jaar+maand (FACT-2026040001). Dezelfde instelling is apart beschikbaar voor creditnota's en offertes.

Hoe voeg ik mijn logo toe?

In de sectie Logo van de bedrijfsinstellingen. Het logo verschijnt in de koptekst van al uw PDF-documenten. Geaccepteerde formaten: PNG, JPG of SVG, maximaal 2 MB. Voor de beste resultaten gebruikt u een bestand met transparante achtergrond.

Kan ik de kleur van mijn PDF-facturen wijzigen?

Ja, in de sectie "Kleur van PDF-facturen". Zes thema's zijn beschikbaar: Midnight, Slate, Ocean, Forest, Crimson en Graphite. Het thema wordt toegepast op de koptekst en totalen van uw documenten.

Mijn bankgegevens verschijnen niet op facturen, wat moet ik doen?

Controleer of uw IBAN is ingevuld in Instellingen > Bedrijf > Bankgegevens. Als het veld leeg is, verschijnt de overschrijvingssectie niet op de PDF.

Waarom word ik doorgestuurd naar de instellingen als ik een factuur wil aanmaken?

Om een factuur aan te maken zijn drie gegevens verplicht: uw bedrijfsnaam, uw btw-nummer en uw IBAN. Als een van deze velden ontbreekt, leidt Ledgerly u automatisch door naar Instellingen > Bedrijf om ze in te vullen. Voor offertes is het IBAN niet vereist, omdat een offerte geen betalingsverzoek is.

Hoe geef ik mijn boekhouder toegang?

In Instellingen klikt u op "Toegang boekhouder" en vervolgens op "Toegang toevoegen". Voer het e-mailadres van uw boekhouder in — hij of zij ontvangt een e-mail met een toegangslink. De boekhouder kan uw facturen, offertes, transacties en btw-exports in alleen-lezenmodus raadplegen, zonder uw gegevens te kunnen wijzigen of documenten aan te maken. De toegang is beveiligd en onafhankelijk van uw eigen account.

Hoe activeer ik tweestapsverificatie?

Open in uw profiel het tabblad "Beveiligingsinstellingen". Drie methoden zijn beschikbaar: Google Authenticator via een mobiele app (aanbevolen), e-mailcode bij elke aanmelding, of sms-code (vereist een geverifieerd telefoonnummer).

Hoe wijzig ik mijn e-mailadres?

Klik in uw profiel op "Mijn e-mail wijzigen". Een verificatielink wordt naar het nieuwe adres gestuurd — de wijziging gaat pas in nadat u op die link hebt geklikt. Uw oude adres blijft actief totdat de wijziging is bevestigd.

Hoe download ik mijn persoonlijke gegevens?

In uw profiel > tabblad Gegevens & Privacy, klik op "Downloaden" in de sectie Persoonlijke gegevens. Er wordt onmiddellijk een JSON-bestand gegenereerd met uw profiel en aanmeldingsgeschiedenis. Dit is uw recht op gegevensoverdraagbaarheid onder de AVG.

Hoe verwijder ik mijn account?

In uw profiel > tabblad Gegevens & Privacy, gebruik de sectie Mijn account verwijderen. Een bevestigingscode wordt naar uw e-mail gestuurd. Uw persoonlijke gegevens worden geanonimiseerd, maar uw facturen blijven gearchiveerd conform de wettelijke boekhoudkundige vereisten.

Heb ik een btw-nummer nodig om me te registreren?

Ja, een btw-nummer is verplicht om Ledgerly te gebruiken, want de dienst is voorbehouden aan geregistreerde ondernemingen. Als uw nummer al actief is, voer het in bij de registratie — het wordt in realtime geverifieerd via de VIES-databank van de EU. Als u uw bedrijf net hebt opgericht en uw nummer nog niet is toegewezen, vink dan het vakje "Btw-nummer aangevraagd" aan: u heeft dan 30 dagen om het door te geven.

Wat is de proefperiode van 30 dagen?

Elk nieuw account krijgt automatisch 30 dagen volledige toegang tot Ledgerly. Na die periode wordt het account opgeschort als er geen abonnement is afgesloten. Uw gegevens blijven toegankelijk zodra een abonnement is geactiveerd.

Hoe wijzig ik de taal van de interface?

Op de aanmeldings- en registratiepagina's is een FR / EN / NL / DE-kiezer rechtsboven weergegeven. Na het inloggen is de taal die bij de registratie is gekozen. U kunt deze wijzigen via uw profiel.

Hoe beheer ik mijn voorkeuren voor e-mailmeldingen?

Open in uw profiel het tabblad "Meldingen". Twee opties zijn beschikbaar. "Ledgerly-nieuws en tips" laat u productupdates en adviezen per e-mail ontvangen. "Melding bij elke aanmelding" stuurt u een bevestigingsmail telkens wanneer een nieuwe aanmelding op uw account wordt gedetecteerd, handig om onbevoegde toegang op te sporen. Schakel elke optie afzonderlijk in of uit en klik vervolgens op "Voorkeuren opslaan".

Hoe beheer ik mijn abonnement en wijzig ik mijn formule?

Open in uw profiel het tabblad "Abonnement". U ziet uw huidige formule (Trial, Pro of Expert), de volgende vervaldatum en de factuurgeschiedenis. Om van formule te wisselen, klikt u op "Formule wijzigen" — de lijst met beschikbare aanbiedingen met de inbegrepen functies verschijnt. De wijziging treedt onmiddellijk in werking.

Wat is Onboarding Wallonie?

Een individuele sessie van 30 minuten per telefoon met Laurent, de oprichter van Ledgerly. Hij begeleidt u persoonlijk bij het gebruik van Ledgerly en beantwoordt al uw vragen. De sessie vindt op afstand plaats op een afgesproken tijdstip.

Is de sessie gratis?

Volledig gratis voor abonnees van het Expert jaarabonnement (450 EUR/jaar). Voor andere actieve abonnementen kost de sessie 50 EUR, 75 EUR of 100 EUR afhankelijk van uw zone in Wallonie, automatisch berekend op basis van uw postcode. Betaling via beveiligde Stripe-link per e-mail.

Hoe dien ik een aanvraag in?

Ga naar het zijmenu en klik op Onboarding Wallonie. Zorg dat uw telefoonnummer geverifieerd is in uw profiel. Vul het formulier in met uw beschikbaarheid. Laurent neemt rechtstreeks contact op om een datum af te spreken.

Wat gebeurt er na de aanvraag?

Laurent ontvangt een melding en belt u om de datum te bevestigen. U ontvangt een e-mail met een .ics-bestand en de betaallink indien van toepassing. Na bevestiging van de betaling wordt automatisch een factuur aangemaakt en verstuurd.