Waarom het BTW-nummer van je klant controleren?
Als je een factuur stuurt naar een bedrijf met BTW en het nummer is ongeldig of bestaat niet, loop je risico op:
- Een fiscale herclassificering: de belastingdienst kan beslissen dat je aan een particulier hebt verkocht en je de niet gefactureerde BTW aanrekenen
- Het verlies van de BTW-aftrek voor je klant
- In geval van EU-export met verlegging van belasting: je kan de Belgische BTW aangerekend krijgen als het buitenlandse nummer ongeldig is
30 seconden controle = jaren geschillen voorkomen.
Indeling van een Belgisch BTW-nummer
Een geldig Belgisch BTW-nummer ziet er zo uit: BE 0XXX.XXX.XXX
- Begint met BE
- Gevolgd door 0 (nul)
- Dan 9 cijfers = het ondernemingsnummer (KvK)
- Voorbeeld: BE 0456.789.012
Het Belgische BTW-nummer is identiek aan het KvK-ondernemingsnummer, voorafgegaan door BE.
3 manieren om een BTW-nummer te controleren
1. VIES (Europese controle) — aanbevolen
Het VIES-systeem (VAT Information Exchange System) van de Europese Commissie stelt je in staat om elk Europees BTW-nummer in real-time te controleren.
- Gratis en officieel
- Geldig voor alle EU-landen
- Bevestigt dat het nummer actief en belastingplichtig is
2. De KvK (Kamer van Koophandel)
Voor Belgische bedrijven specifiek stelt de KvK je in staat het ondernemingsnummer, juridische status, adres en activiteiten te controleren.
- Zoeken op naam, adres of nummer
- Bevestigt of het bedrijf actief is
3. Ledgerly — geïntegreerde controle
In Ledgerly wordt wanneer je een klant met een BTW-nummer toevoegt, de VIES-verificatie automatisch uitgevoerd. Als het nummer ongeldig is, word je gewaarschuwd voordat je de factuur aanmaakt.
Wat te doen als het nummer ongeldig is?
- Vraag je klant om correctie — mogelijke typfout
- Als de klant geen geldig BTW-nummer heeft: factureer als particulier (met BTW als je belastingplichtig bent)
- Nooit een factuur "zonder BTW" (verlegging van belasting) uitvaardigen met een ongeldig BTW-nummer
Bijzonder geval: intracomunitaire verlegging van belasting
Als je een bedrijf in een ander EU-land zonder BTW factureert (verlegging van belasting), is VIES-verificatie verplicht. Als het nummer op het moment van facturering niet geldig is in VIES, moet je de Belgische BTW toepassen.
Bewaar een schermafbeelding van de VIES-verificatie voor elke factuur met verlegging van belasting — dit is je bewijs bij controle.
De meest voorkomende fouten
- Ondernemingsnummer (0XXX.XXX.XXX) verwarren met BTW-nummer (BE0XXX.XXX.XXX)
- Buitenlandse klanten niet controleren (hoog risico bij verlegging van belasting)
- Een oud BTW-nummer van een klant gebruiken dat inmiddels zijn activiteiten heeft beëindigd