Een PDF-factuur, wat is dat precies?
PDF is een formaat voor visuele presentatie. Het legt een foto van je factuur vast — zoals een foto — zodat het leesbaar is voor iedereen. Het is perfect voor het menselijk oog, maar rampzalig voor machines.
Wanneer je klant een PDF ontvangt, moet zijn boekhouding handmatig de gegevens opnieuw invoeren (bedrag, datum, btw-nummer, IBAN) of een OCR gebruiken — die fouten maakt. Elke factuur = risico op invoerfout.
Een UBL-factuur, wat is dat?
UBL (Universal Business Language) is een gestructureerde XML-indeling — een tekstbestand dat machines perfect kunnen lezen. Elke informatie bevindt zich in een gedefinieerd veld:
<cbc:Amount currencyID="EUR">1210.00</cbc:Amount>
<cbc:TaxAmount currencyID="EUR">210.00</cbc:TaxAmount>De boekhoudingsoftware van je klant leest dit bestand en importeert automatisch alle gegevens. Geen handmatige invoer. Geen fouten.
Naast elkaar vergelijken
| Criterium | UBL XML | |
|---|---|---|
| Leesbaar voor mensen | Ja | Nee (ruwe XML-code) |
| Leesbaar voor machines | Moeilijk (OCR) | Ja, standaard |
| Handmatige invoer aan clientzijde | Vaak nodig | Nooit |
| Risico op fouten | Hoog | Vrijwel nul |
| Peppol-compatibel | Nee | Ja |
| Verplicht B2B België 2026 | Nee | Ja |
| Bestandsgrootte | Groot (afbeeldingen) | Klein (tekst) |
Moet ik kiezen tussen de twee?
Nee. In de praktijk genereert goede facturatiesoftware beide tegelijkertijd:
- Een PDF die jij (en je klant) kunnen lezen en archiveren
- Een UBL XML die via Peppol wordt verzonden en zich integreert in de boekhouding van de klant
Ledgerly doet precies dat: wanneer je een factuur via Peppol verzendt, wordt de PDF automatisch aan het Peppol-bericht toegevoegd. Je klant ontvangt beide.
Blijft de PDF geldig na 2026?
Voor B2B-facturen (tussen Belgische ondernemingen die btw-plichtig zijn): nee, alleen PDF zal niet langer conform zijn vanaf 1 januari 2026. Het moet verplicht vergezeld gaan van een UBL die via Peppol wordt verzonden.
Voor facturen aan particulieren: de PDF blijft volkomen geldig.
Wat dit concreet voor jou verandert
Als je Ledgerly gebruikt: niets. Je blijft je facturen op dezelfde manier maken. De software genereert de UBL en verzendt deze automatisch via Peppol. Je hoeft het UBL-formaat niet te kennen.
Als je Word of Excel voor je facturen gebruikt: je zult vóór januari 2026 moeten overstappen naar Peppol-compatibele software.
```