Stap 1 — Inschrijven bij de KBO
Voordat je iemand kunt factureren, moet je je inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Dit doe je via een erkend ondernemingsloket (Unizo, UCM, Partena, enz.) en kost ongeveer 90 euro. Je ontvangt een ondernemingsnummer (formaat 0XXX.XXX.XXX) dat ook als btw-nummer dient als je btw-plichtig bent.
Stap 2 — Kies je sociaal statuut
In Belgie moet elke zelfstandige zich binnen de 90 dagen na de start van zijn activiteit aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Sociale bijdragen bedragen ongeveer 20,5% van je netto belastbaar inkomen. Bij de start worden ze berekend op een voorlopig forfaitair inkomen — je regulariseert 2 jaar later.
Stap 3 — Btw: vrijstelling of normaal stelsel?
Als je jaarlijkse omzet onder 25.000 euro ligt, kun je kiezen voor de btw-vrijstellingsregeling. Je factureert zonder btw, maar je kunt de btw op professionele aankopen niet terugvorderen. Boven de 25.000 euro geldt het normale stelsel.
Stap 4 — Open een professionele bankrekening
Niet wettelijk verplicht voor eenmanszaken, maar sterk aanbevolen. Het scheidt je persoonlijke en professionele financien, vereenvoudigt de boekhouding en stelt klanten gerust.
Stap 5 — Schrijf duidelijke contracten
Leg de voorwaarden schriftelijk vast: scope, tarief, betalingstermijn, intellectueel eigendom, vertrouwelijkheid. Een bevestigingsmail volstaat voor kleine opdrachten. Gebruik voor grotere projecten een standaard BECI- of BRQ-contractsjabloon.
Stap 6 — Kies facturatiesoftware
Je hebt een tool nodig om facturen te maken die voldoen aan de Belgische vereisten (opeenvolgende nummering, btw-vermeldingen, IBAN, wettelijke vermeldingen). Vanaf 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen via het Peppol-netwerk worden verzonden.
Ledgerly is gebouwd voor Belgische freelancers: automatische btw, Peppol inbegrepen, automatische betalingsherinneringen.