La facture, tu vends quelque chose
Une facture est un document que tu émets quand tu vends un produit ou une prestation à un client. Elle formalise la créance, déclenche l'obligation de paiement et sert de document fiscal pour la TVA.
Les principales caractéristiques sont les suivantes
- Emise par le vendeur (toi) vers l'acheteur (ton client)
- Contient la TVA si tu es assujetti
- Obligatoirement numérotée et séquentielle
- Document exigible, ton client doit te payer
La note de frais, tu réclames un remboursement
Une note de frais est un document interne que tu utilises pour réclamer le remboursement d'une dépense professionnelle que tu as avancée. Par exemple, un repas client, un billet de train ou du matériel acheté pour un projet.
Les principales caractéristiques sont les suivantes
- Emise par l'employé ou l'indépendant vers son employeur ou client
- Accompagnée de justificatifs (tickets, factures, reçus)
- Pas de TVA sur la note elle-même, la TVA figure sur les justificatifs
- Pas soumise aux mêmes règles de numérotation
Comparaison rapide
| Critère | Facture | Note de frais |
|---|---|---|
| Direction | Toi → Client | Toi → Employeur / Client |
| Objet | Paiement d'une prestation | Remboursement d'une avance |
| TVA | Oui (si assujetti) | Non (sur la note) |
| Justificatifs requis | Non | Oui, obligatoire |
| Numérotation séquentielle | Obligatoire | Non obligatoire |
| Delai de paiement légal | Oui (30 jours) | Selon accord |
Cas concrets pour un indépendant belge
Tu travailles en régie chez un client
A la fin du mois, tu envoies une facture pour tes heures prestées. Si tu as avancé des frais (parking, matériel), tu les inclus dans la facture comme "refacturation de frais" ou tu envoies une note de frais séparée avec les justificatifs joints.
Tu travailles sur un projet forfaitaire
Tu envoies une facture pour le montant forfaitaire convenu. Les frais annexes sont soit inclus dans le forfait, soit refacturés séparément avec justificatifs.
Tu as des frais professionnels personnels
Repas de représentation, carburant, abonnements professionnels, ce sont des dépenses que tu inscris dans ta comptabilité de charges. Pas de note de frais, tu gardes simplement les tickets et factures pour ta comptabilité.
La refacturation de frais, attention à la TVA
Quand tu refactures des frais à un client (exemple, un billet de train que tu as avancé), deux options existent
- Debours — tu refactures exactement le même montant, sans marge, et tu peux l'exclure de ta base TVA si tu as la facture originale au nom du client
- Refacturation classique — tu intègres les frais dans ta facture normale et tu appliques ta TVA habituelle
En cas de doute, parles-en à ton comptable. Les règles de debours sont strictes.
Comment Ledgerly gère les deux
Dans Ledgerly, tu peux enregistrer tes dépenses professionnelles avec scan du justificatif et OCR automatique, puis les refacturer directement sur une facture client en un clic. La distinction entre note de frais et facture est gérée automatiquement.