Was ist genau eine PDF-Rechnung?
PDF ist ein Format für visuelle Darstellung. Es erfasst ein Bild deiner Rechnung — wie ein Foto — so dass sie von jedem gelesen werden kann. Das ist perfekt für das menschliche Auge, aber katastrophal für Maschinen.
Wenn dein Kunde ein PDF erhält, muss seine Buchhaltung die Daten manuell erneut eingeben (Betrag, Datum, Umsatzsteuer-Nummer, IBAN) oder ein OCR verwenden — das macht Fehler. Jede Rechnung = Risiko von Erfassungsfehlern.
Was ist genau eine UBL-Rechnung?
UBL (Universal Business Language) ist ein strukturiertes XML-Format — eine Textdatei, die Maschinen perfekt lesen. Jede Information befindet sich in einem definierten Feld:
<cbc:Amount currencyID="EUR">1210.00</cbc:Amount>
<cbc:TaxAmount currencyID="EUR">210.00</cbc:TaxAmount>Die Buchhaltungssoftware deines Kunden liest diese Datei und importiert alle Daten automatisch. Keine manuelle Eingabe. Keine Fehler.
Nebeneinander-Vergleich
| Kriterium | UBL XML | |
|---|---|---|
| Vom Menschen lesbar | Ja | Nein (rohes XML-Code) |
| Von der Maschine lesbar | Schwierig (OCR) | Ja, nativ |
| Manuelle Eingabe bei Kunden | Oft erforderlich | Nie |
| Fehlerrisiko | Hoch | Nahezu null |
| Peppol-kompatibel | Nein | Ja |
| Pflicht B2B Belgien 2026 | Nein | Ja |
| Dateigröße | Groß (Bilder) | Klein (Text) |
Muss ich mich zwischen den beiden entscheiden?
Nein. In der Praxis generiert eine gute Rechnungssoftware beide gleichzeitig:
- Ein PDF, das du (und dein Kunde) lesen und archivieren können
- Ein UBL XML, das über Peppol übertragen wird und sich in die Buchhaltung des Kunden integriert
Ledgerly macht genau das: Wenn du eine Rechnung über Peppol sendest, wird das PDF automatisch der Peppol-Nachricht beigefügt. Dein Kunde erhält beide.
Bleibt das PDF nach 2026 gültig?
Für B2B-Rechnungen (zwischen belgischen Unternehmen mit Steuersitz): Nein, ein PDF allein ist ab dem 1. Januar 2026 nicht mehr konform. Es muss obligatorisch von einem über Peppol übertragenen UBL begleitet werden.
Für Rechnungen an Privatpersonen: Das PDF bleibt vollkommen gültig.
Das ändert sich für dich konkret
Wenn du Ledgerly nutzt: nichts. Du erstellst deine Rechnungen wie zuvor. Die Software generiert das UBL und sendet es automatisch über Peppol. Du musst das UBL-Format nicht kennen.
Wenn du Word oder Excel für deine Rechnungen nutzt: Du musst vor Januar 2026 auf eine Peppol-kompatible Software migrieren.
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