Peppol, was genau ist das?
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein internationales Netzwerk zum Austausch elektronischer Dokumente – hauptsächlich Rechnungen. Stellen Sie sich das wie ein „Internet der Rechnungsstellung" vor: ein sicheres Netzwerk, das es zwei Unternehmen ermöglicht, standardisierte elektronische Rechnungen auszutauschen, ohne E-Mail, ohne PDF, direkt von Software zu Software.
Peppol ist keine Software. Es ist eine Infrastruktur, wie SWIFT für Banken. Jedes Unternehmen, das daran teilnehmen möchte, muss über einen zertifizierten Access Point gehen – einen zugelassenen Dienstleister, der die Verbindung zwischen Ihrer Software und dem Netzwerk herstellt.
Warum wird das in Belgien obligatorisch?
Das belgische Gesetz vom 20. November 2022 schreibt die elektronische Rechnungsstellung über Peppol für alle B2B-Austausche ab dem 1. Januar 2026 vor. Konkret:
- Jede Rechnung an ein anderes belgisches Unternehmen, das der Mehrwertsteuer unterliegt, muss über das Peppol-Netzwerk laufen
- Per E-Mail verschickte PDF-Rechnungen werden nicht mehr als konforme Rechnungen akzeptiert
- Die Strafen bei Nichtkonformität reichen von 50 bis 10 000 Euro pro Verstoß
Belgien ist eines der ersten europäischen Länder, das diese Verpflichtung auf alle Unternehmen verallgemeinert (nicht nur auf öffentliche Aufträge).
Wie funktioniert eine Peppol-Rechnung konkret?
Hier ist der Weg einer Peppol-Rechnung:
- Sie erstellen Ihre Rechnung in Ihrer Software (wie Ledgerly)
- Die Software erstellt eine UBL XML-Datei – das standardisierte Peppol-Format
- Diese Datei wird an den Access Point Ihres Dienstleisters gesendet
- Der Access Point leitet die Rechnung über das Peppol-Netzwerk an den Access Point des Empfängers weiter
- Der Empfänger erhält die Rechnung direkt in seiner Software
Dies geschieht in wenigen Sekunden, vollständig automatisch.
Betrifft das alle Selbstständigen?
Ja, wenn Sie Rechnungen an andere belgische Unternehmen ausstellen, die der Mehrwertsteuer unterliegen. Allerdings:
- Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen
- Selbstständige unter dem Kleinunternehmerregime (Umsatz < 25 000 Euro) sind wahrscheinlich ausgenommen – überprüfen Sie dies aber mit Ihrem Buchhalter
- Rechnungen an ausländische Unternehmen sind (noch) nicht betroffen
Die 4 Schritte zur Vorbereitung bis 2026
- Wählen Sie eine zertifizierte Peppol-Software – Ihre Rechnungssoftware muss mit einem Access Point verbunden sein. Ledgerly ist bereits bereit.
- Überprüfen Sie Ihre Steuernummer – das ist Ihre Kennung im Peppol-Netzwerk (Format BE-GLN oder GLN)
- Schulen Sie Ihr Team – die elektronische Rechnungsstellung ändert den Arbeitsablauf, nicht nur das Format
- Testen Sie vor Januar 2026 – warten Sie nicht bis zur letzten Minute
Ledgerly und Peppol
Ledgerly integriert nativ den Peppol-Versand. Sie erstellen Ihre Rechnung wie gewohnt, klicken auf „Per Peppol versenden", und fertig. Sie müssen UBL nicht verstehen oder einen Access Point manuell verwalten. Alles wird übernommen.
Kostenlos starten und den Peppol-Versand testen, bevor die Verpflichtung in Kraft tritt.