Was ist Peppol und warum betrifft es Sie?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist das europäische Netzwerk für den Austausch strukturierter elektronischer Rechnungen. In Belgien ist die Verwendung von Peppol bereits obligatorisch für alle Rechnungsstellungen gegenüber öffentlichen Verwaltungen (B2G-Märkte). Ab 2026 wird diese Verpflichtung auf alle B2B-Transaktionen zwischen belgischen Unternehmen, die der Mehrwertsteuer unterliegen, ausgeweitet.
Konkret bedeutet dies, dass Sie als Freiberufler, SPRL oder SA mit Sitz in Belgien und der Mehrwertsteuerpflicht unterworfen strukturierte elektronische Rechnungen über das Peppol-Netzwerk senden und empfangen können müssen.
Die wichtigsten Daten zum Merken
| Datum | Verpflichtung | Wer ist betroffen? |
|---|---|---|
| Bereits in Kraft | Obligatorischer Versand über Peppol für öffentliche Aufträge (B2G) | Alle belgischen Unternehmen |
| 1. Januar 2026 | Empfang von elektronischen Rechnungen obligatorisch | Alle der Mehrwertsteuer unterliegenden Unternehmen |
| 1. Juli 2026 | Versand von elektronischen Rechnungen obligatorisch | KMU und Freiberufler |
Risiken bei Nichtkonformität
Wenn Sie die Peppol-Rechnungspflicht 2026 nicht einhalten, setzt sich Ihr Unternehmen mehreren konkreten Risiken aus:
- Steuerbußgelder: Die SPF Finanzen kann Verwaltungssanktionen verhängen, wenn die Rechnungspflichten nicht eingehalten werden.
- Rechnungsablehnungen: Ihre mehrwertsteuerunterliegenden Kunden und Lieferanten könnten nicht konforme Rechnungen rechtmäßig ablehnen.
- Verlust öffentlicher Aufträge: Ohne Peppol-Zugang können Sie nicht an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen.
- Zahlungsverzögerungen: Große Unternehmen, die nur E-Rechnungen erhalten, könnten die Bearbeitung Ihrer Papier- oder Standard-PDF-Rechnungen blockieren.
- Berufliches Image: Ihre Geschäftspartner werden Ihre Verzögerung als mangelnde Verwaltungsseriösität sehen.
Was muss eine konforme Peppol-Elektronische Rechnung enthalten?
Eine elektronische Rechnung, die dem Peppol-Standard BIS Billing 3.0 entspricht, muss mindestens Folgendes enthalten:
- Die vollständigen Kontaktdaten von Absender und Empfänger (einschließlich Steuernummer)
- Eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer
- Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum
- Detaillierte Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
- Netto-, Mehrwertsteuer- und Gesamtbeträge pro Position und insgesamt
- Das Format UBL 2.1 (strukturiertes XML) oder CII (Cross-Industry Invoice)
- Die Übertragung über einen zertifizierten Peppol-Access-Point
Wie bereiten Sie sich auf die 2026-Verpflichtung vor?
- Überprüfen Sie Ihre aktuelle Software: Unterstützt sie das UBL 2.1-Format und den Versand über Peppol? Wenn nicht, müssen Sie migrieren.
- Erhalten Sie Ihre Peppol-Kennung: In Belgien basiert diese auf Ihrer Steuernummer (0XXXXXXXXX im Format 9954:0XXXXXXXXX).
- Wählen Sie einen zertifizierten Access-Point: Dies ist der technische Dienstleister, der Sie mit dem Peppol-Netzwerk verbindet. Ledgerly kümmert sich darum für Sie.
- Testen Sie Versand und Empfang: Vor der Frist führen Sie Tests mit Ihren wichtigsten Partnern durch.
- Schulen Sie Ihr Team: Stellen Sie sicher, dass die Personen, die die Rechnungsstellung verwalten, die neuen Prozesse verstehen.
Fazit
Die Peppol-Rechnungspflicht 2026 ist eine unvermeidliche Realität für alle belgischen der Mehrwertsteuer unterliegenden Unternehmen. Wenn Sie diese Umstellung vorausplanen, vermeiden Sie Sanktionen und sind Ihren Konkurrenten einen Schritt voraus.
Ledgerly ist so konzipiert, dass es Sie bei dieser Umstellung begleitet, mit bereits integrierten Peppol 2026-Konformität, ohne technische Konfiguration von Ihrer Seite.
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