Die Rechnung: du verkaufst etwas
Eine Rechnung ist ein Dokument, das du ausstellst, wenn du ein Produkt oder eine Dienstleistung an einen Kunden verkaufst. Sie formalisiert die Forderung, löst die Zahlungsverpflichtung aus und dient als Steuerdokument für die Mehrwertsteuer.
Charakteristiken:
- Ausgestellt vom Verkäufer (dir) an den Käufer (deinen Kunden)
- Enthält Mehrwertsteuer, falls du steuerpflichtig bist
- Obligatorisch nummeriert und sequenziell
- Fälliges Dokument: dein Kunde muss dir zahlen
Die Spesenabrechnung: du forderst eine Rückerstattung
Eine Spesenabrechnung ist ein internes Dokument, das du verwendest, um die Rückerstattung einer beruflichen Ausgabe zu fordern, die du vorgestreckt hast. Zum Beispiel: ein Geschäftsessen, eine Zugfahrkarte, Material, das für ein Projekt gekauft wurde.
Charakteristiken:
- Ausgestellt vom Arbeitnehmer oder Unternehmer an seinen Arbeitgeber oder Kunden
- Begleitet von Belegen (Quittungen, Rechnungen, Kassenzettel)
- Keine Mehrwertsteuer auf der Spesenabrechnung selbst (die Mehrwertsteuer erscheint auf den Belegen)
- Nicht den gleichen Nummerierungsregeln unterworfen
Schneller Vergleich
| Kriterium | Rechnung | Spesenabrechnung |
|---|---|---|
| Richtung | Du → Kunde | Du → Arbeitgeber / Kunde |
| Gegenstand | Zahlung einer Dienstleistung | Rückerstattung eines Vorschusses |
| Mehrwertsteuer | Ja (falls steuerpflichtig) | Nein (auf der Abrechnung) |
| Erforderliche Belege | Nein | Ja obligatorisch |
| Sequenzielle Nummerierung | Obligatorisch | Nicht obligatorisch |
| Gesetzliche Zahlungsfrist | Ja (30 Tage) | Nach Vereinbarung |
Praktische Fälle für einen belgischen Unternehmer
Du arbeitest als Zeitmieter bei einem Kunden
Am Ende des Monats sendest du eine Rechnung für deine geleisteten Stunden. Wenn du Ausgaben vorgestreckt hast (Parkplatz, Material), kannst du diese in die Rechnung als "Spesenverrechnung" aufnehmen ODER sendest du eine separate Spesenabrechnung mit beigefügten Belegen.
Du arbeitest an einem Pauschalpreis-Projekt
Du sendest eine Rechnung für den vereinbarten Pauschalpreis. Nebenkosten sind entweder im Pauschalpreis enthalten oder werden separat mit Belegen verrechnet.
Du hast persönliche berufliche Ausgaben
Geschäftsessen, Kraftstoff, berufliche Abonnements: das sind Ausgaben, die du in deiner Gewinn- und Verlustrechnung als Ausgaben einträgst. Keine Spesenabrechnung — du bewahrst nur die Kassenzettel/Rechnungen für deine Buchführung auf.
Die Spesenverrechnung: Achtung bei der Mehrwertsteuer
Wenn du Ausgaben an einen Kunden verrechnest (z. B. eine Zugfahrkarte, die du vorgestreckt hast), gibt es zwei Optionen:
- Spesenverrechnung — du verrechnest genau den gleichen Betrag ohne Gewinnzuschlag und kannst ihn von deiner Mehrwertsteuer-Bemessungsgrundlage ausschließen (wenn du die Originalrechnung auf den Namen des Kunden hast)
- Klassische Spesenverrechnung — du integrierst die Ausgaben in deine normale Rechnung und wendest deine übliche Mehrwertsteuer an
Im Zweifelsfall sprich mit deinem Buchhalter — die Regeln für die Spesenverrechnung sind streng.
Wie Ledgerly beide handhabt
In Ledgerly kannst du deine beruflichen Ausgaben erfassen (mit automatischer OCR-Belegtrennung) und sie mit einem Klick direkt auf einer Kundenrechnung verrechnen. Die Unterscheidung zwischen Spesenabrechnung und Rechnung wird automatisch verwaltet.