Warum muss eine Rechnung konform sein?
In Belgien ist eine Rechnung nicht nur ein Zahlungsdokument — es ist ein obligatorisches Steuerdokument. Eine unvollständige oder falsche Rechnung kann zu Folgendem führen:
- Eine Zahlungsverweigerung durch den Kunden
- Eine Ablehnung des Mehrwertsteuerabzugs bei einer Steuerprüfung
- Geldstrafen bis zu 10.000 Euro
- Rechtsstreitigkeiten im Falle von Nichtzahlung (nicht vollstreckbare Rechnung)
Die vollständige Checkliste — obligatorische Angaben
Informationen über dich (den Verkäufer)
- Name / Geschäftsbezeichnung
- Vollständige Adresse
- Unternehmensnnummer (BE XXXX.XXX.XXX)
- Mehrwertsteuernummer (BE + Unternehmensnnummer) — sofern steuerpflichtig
- Bankdaten (IBAN + BIC) — empfohlen, aber nicht obligatorisch
Informationen über deinen Kunden (den Käufer)
- Name / Geschäftsbezeichnung
- Vollständige Adresse
- Mehrwertsteuernummer des Kunden (für B2B-Rechnungen)
Informationen über die Rechnung selbst
- Rechnungsnummer eindeutig und fortlaufend (obligatorisch — z. B.: FACT-2024-0042)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Datum der Leistung oder Lieferung (sofern abweichend)
Beschreibung der Leistungen
- Klare Beschreibung jeder Leistung oder des Produkts
- Menge
- Netto-Einzelpreis
- Anwendbarer Mehrwertsteuersatz (6 %, 12 %, 21 % oder 0 %)
- Mehrwertsteuer pro Zeile und insgesamt
- Gesamtnetto
- Gesamtmehrwertsteuer
- Gesamtbrutto (MwSt. inkl.)
Zahlungsbedingungen
- Zahlungsfrist — in Belgien beträgt die gesetzliche B2B-Frist 30 Tage, sofern nicht anders vereinbart
- Verzugszinssatz (gesetzlicher oder vereinbarter Satz)
- Verzugsausgleichsklausel (Mindestens 40 Euro für Handelsforderungen)
Besondere Angaben je nach Mehrwertsteuersystem
Wenn du unter Mehrwertsteuerbefreiung fällst
Du musst obligatorisch hinzufügen:
"Mehrwertsteuerbefreiungsregelung — Vrijstellingsregeling van de belasting"
Und du gibst keinen Mehrwertsteuersatz und keinen Mehrwertsteuerbetrag an.
Wenn du das Mitunternehmer-System (Artikel 20) anwendest
"Mehrwertsteuer fällig durch den Mitunternehmer — Art. 20 A.R. n°1"
Wenn du mit Steuerschuldumkehr fakturierst (Kunde außerhalb der EU)
"Steuerschuldumkehr / Reverse Charge — Artikel 196 Richtlinie 2006/112/EG"
Die 5 häufigsten Fehler
- Nicht fortlaufende Nummerierung — eine einzige Sequenz, ohne Lücken, ohne Duplikate
- Mehrwertsteuernummer des Kunden fehlt auf B2B-Rechnungen — blockiert den Mehrwertsteuerabzug des Kunden
- Leistungsdatum vergessen, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht
- Befreiungsklausel fehlt für steuerpflichtige Personen unter Mehrwertsteuerbefreiung
- IBAN fehlt — rechtlich nicht obligatorisch, aber Quelle für Zahlungsverzögerungen
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