Warum solltest du die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer deines Kunden überprüfen?
Wenn du einem Unternehmen mit Umsatzsteuer in Rechnung stellst und dessen Nummer ungültig oder nicht vorhanden ist, riskierst du:
- Eine steuerliche Neubewertung: Das Finanzamt kann davon ausgehen, dass du an eine Privatperson verkauft hast, und dir die nicht berechnete Umsatzsteuer auferlegen
- Den Verlust des Umsatzsteuerabzugs für deinen Kunden
- Im Falle von EU-Ausfuhren mit Reverse-Charge: Die belgische Umsatzsteuer kann dir in Rechnung gestellt werden, wenn die ausländische Nummer ungültig ist
30 Sekunden Überprüfung = Jahre voller vermiedener Rechtsstreitigkeiten.
Format einer belgischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Eine gültige belgische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sieht wie folgt aus: BE 0XXX.XXX.XXX
- Beginnt mit BE
- Gefolgt von 0 (Null)
- Dann 9 Ziffern = die Unternehmensregisternummer (BCE)
- Beispiel: BE 0456.789.012
Die belgische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist identisch mit der belgischen Unternehmensregisternummer BCE, mit dem Präfix BE.
3 Wege zur Überprüfung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
1. VIES (europäische Überprüfung) — empfohlen
Das VIES-System (VAT Information Exchange System) der Europäischen Kommission ermöglicht es, jede europäische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Echtzeit zu überprüfen.
- Kostenlos und offiziell
- Gültig für alle EU-Länder
- Bestätigt, dass die Nummer aktiv und steuerpflichtig ist
2. Die BCE (Bankenübergreifendes Unternehmensregister)
Für belgische Unternehmen im Besonderen ermöglicht die BCE die Überprüfung der Unternehmensregisternummer, des Rechtsstatus, der Adresse und der Aktivitäten.
- Suche nach Name, Adresse oder Nummer
- Bestätigt, ob das Unternehmen aktiv ist
3. Ledgerly — integrierte Überprüfung
In Ledgerly wird die VIES-Überprüfung automatisch durchgeführt, wenn du einen Kunden mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinzufügst. Wenn die Nummer ungültig ist, wirst du benachrichtigt, bevor du die Rechnung erstellst.
Was tun, wenn die Nummer ungültig ist?
- Fordere eine Korrektur von deinem Kunden an – möglicherweise nur ein Tippfehler
- Wenn der Kunde keine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat: Stelle ihm eine Rechnung wie für eine Privatperson aus (mit Umsatzsteuer, wenn du steuerpflichtig bist)
- Stelle niemals eine Rechnung mit "ohne Umsatzsteuer" (Reverse-Charge) mit einer ungültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus
Sonderfall: Innergemeinschaftliche Reverse-Charge
Wenn du einem Unternehmen in einem anderen EU-Land ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellst (Reverse-Charge), ist die VIES-Überprüfung obligatorisch. Wenn die Nummer zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung nicht in VIES gültig ist, musst du die belgische Umsatzsteuer anwenden.
Bewahre einen Screenshot der VIES-Überprüfung für jede Reverse-Charge-Rechnung auf – das ist dein Nachweis im Falle einer Überprüfung.
Die häufigsten Fehler
- Unternehmensregisternummer (0XXX.XXX.XXX) und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (BE0XXX.XXX.XXX) verwechseln
- Ausländische Kunden nicht überprüfen (hohes Risiko bei Reverse-Charge)
- Eine alte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Kunden verwenden, der inzwischen seine Tätigkeit eingestellt hat