Schritt 1 — Anmeldung bei der KBO
Bevor Sie jemanden fakturieren konnen, mussen Sie sich bei der Zentralen Datenbank der Unternehmen (KBO) anmelden. Dies geschieht uber ein anerkanntes Unternehmensschalter (Unizo, UCM, Partena usw.) und kostet ca. 90 Euro. Sie erhalten eine Unternehmensnummer (Format 0XXX.XXX.XXX), die auch als MwSt-Nummer dient.
Schritt 2 — Wahlen Sie Ihren Sozialstatus
In Belgien muss jeder Selbstandige innerhalb von 90 Tagen nach Aufnahme seiner Tatigkeit einer Sozialversicherungskasse beitreten. Die Sozialbeitrage belaufen sich auf ca. 20,5% Ihres netto steuerpflichtigen Einkommens.
Schritt 3 — MwSt: Befreiung oder normales System?
Wenn Ihr Jahresumsatz unter 25.000 Euro liegt, konnen Sie das MwSt-Befreiungssystem wahlen. Sie fakturieren ohne MwSt, konnen aber die MwSt auf berufliche Einkaufe nicht zuruckfordern. Uber 25.000 Euro gilt das normale System.
Schritt 4 — Offnen Sie ein professionelles Bankkonto
Nicht gesetzlich vorgeschrieben fur Einzelpersonen, aber sehr empfehlenswert. Es trennt Ihre personlichen und beruflichen Finanzen und vereinfacht die Buchhaltung.
Schritt 5 — Klare Vertrage abschliessen
Halten Sie die Bedingungen schriftlich fest: Umfang, Honorar, Zahlungsfrist, geistiges Eigentum, Vertraulichkeit. Verwenden Sie fur grossere Projekte eine Standard-Vertragsvorlage.
Schritt 6 — Rechnungssoftware wahlen
Sie benotigen ein Tool zur Erstellung von Rechnungen, die den belgischen Anforderungen entsprechen. Ab dem 1. Januar 2026 mussen alle B2B-Rechnungen uber das Peppol-Netzwerk ubermittelt werden.
Ledgerly ist fur belgische Freelancer entwickelt: automatische MwSt, Peppol inklusive, automatische Zahlungserinnerungen.