Freelance IT en Belgique : comment structurer ta facturation

Regie ou forfait : comment structurer tes prestations ?

La grande majorite des freelances IT belges travaillent en regie (time & material) : tu factures un nombre de jours ou d'heures au tarif convenu. C'est simple, transparent et limite les risques de depassement non paye.

Le forfait (fixed price) est plus risque mais parfois mieux valorise. Il convient quand le perimetre est parfaitement defini et que tu maitrise bien tes estimations.

En pratique, pour la facturation :

• Regie : facture mensuelle sur base du timesheet valide par le client
• Forfait : facture a la livraison de jalons (milestone billing) ou a la fin du projet

Comment calculer ton tarif journalier ?

Le calcul de base pour un freelance IT belge :

1. Revenu net souhaite : ex. 5 000 euros/mois net
2. Charges sociales : environ 20% du revenu brut independant
3. Impots : taux marginal 40-50% selon le revenu
4. Frais de fonctionnement : logiciels, comptable, materiel, formations
5. Conges et jours non factures (environ 220 jours facturables/an)

Resultat type : pour 5 000 euros net/mois, il faut facturer entre 650 et 900 euros/jour selon ton taux marginal et tes frais.

TVA pour les freelances IT

La quasi-totalite des freelances IT sont assujettis a la TVA au taux de 21% (services informatiques = taux standard). Exceptions rares : formations certifiantes (parfois exonerees).

Bonne nouvelle : quand tu factures a des entreprises, la TVA est neutre pour elles (elles la recuperent). Elle n'affecte pas ton attractivite tarifaire en B2B.

La structure d'une facture freelance IT type

Prestation de developpement — Sprint 3
Du 01/05/2024 au 31/05/2024
18 jours x 750 euros/jour HTVA ............. 13 500,00 euros
TVA 21% ..................................... 2 835,00 euros
TOTAL TVAC .................................. 16 335,00 euros

Delai de paiement : 30 jours
Interets de retard : taux legal + 8%
Indemnite forfaitaire : 40 euros

La gestion des frais en regie

Si ton client demande des deplacements ou des achats specifiques :

• Deplacements : indemnite kilometrique (0,4296 euros/km en 2024) ou remboursement reel des transports en commun
• Hebergement/repas : remboursement sur justificatifs ou indemnites forfaitaires
• Logiciels/licences : debours si achetes au nom du client, refacturation sinon

Toujours prevoir ces modalites dans le contrat ou le bon de commande avant de demarrer.

Peppol 2026 : impact pour les freelances IT

Si tu factures des entreprises belges assujetties a la TVA, tu devras envoyer tes factures via Peppol a partir du 1er janvier 2026. Pour les freelances IT, ca concerne la majorite des clients.

La bonne nouvelle : le process reste identique cote facturation. C'est ton logiciel qui gere la transmission. Avec Ledgerly, tu cliques sur "Envoyer via Peppol" — c'est tout.

Les outils indispensables du freelance IT belge

• Facturation : Ledgerly (conforme Peppol, automatique)
• Timesheet : Toggl, Harvest ou Excel simple
• Contrats : modeles BECI ou BRQ a adapter
• Comptable : indispensable pour l'optimisation fiscale