Benutzerhandbuch

Vier Kennzahlen werden oben angezeigt. Der eingezogene Umsatz fasst alle in diesem Jahr bezahlten Rechnungen zusammen. Der ausstehende Betrag zeigt versendete, aber noch nicht beglichene Rechnungen. Der überfällige Betrag fasst Rechnungen zusammen, deren Fälligkeit überschritten ist. Das Angebote-Widget zeigt, wie viele auf eine Antwort warten und wie viele akzeptiert wurden.

Überprüfen Sie, ob Ihre Rechnungen den richtigen Status haben. Eine Rechnung bleibt "ausstehend", bis Sie sie manuell als "bezahlt" markieren. Teilgutschriften reduzieren ebenfalls den angezeigten Saldo.

Angebote und Entwurfsrechnungen werden nicht in den Finanzstatistiken berücksichtigt. Nur Rechnungen mit dem Status versendet, bezahlt, überfällig oder gutgeschrieben werden gezählt.

Klicken Sie auf "Neue Rechnung" über das Dashboard oder das Menü Rechnungen. Wählen Sie Ihren Kunden aus, fügen Sie Ihre Positionen hinzu, prüfen Sie die MwSt. und speichern Sie. Die Rechnung wird zunächst als Entwurf erstellt — Sie können sie frei bearbeiten, bevor Sie sie versenden.

Klicken Sie auf der Rechnungsdetailseite auf "Per E-Mail versenden". Die E-Mail geht an die Adresse Ihres Kunden mit dem PDF als Anhang. Der Status wechselt automatisch auf "Versendet".

Klicken Sie auf der Detailseite auf "Als bezahlt markieren". Eine schreibgeschützte Transaktion wird automatisch in Ihrem Finanzregister erstellt, verknüpft mit dieser Rechnung.

Technisch ja, aber wenn die Rechnung bereits an den Kunden versendet wurde, ist es besser, eine Gutschrift auszustellen und eine korrigierte Rechnung zu erstellen. Das Bearbeiten einer versendeten Rechnung ohne Benachrichtigung des Kunden schafft buchhalterische Inkonsistenzen.

Klicken Sie im Rechnungsformular auf "Rabatt hinzufügen" unter den Positionen. Eine Position mit einem negativen Betrag wird hinzugefügt — geben Sie den Rabattbetrag ein, er wird automatisch vom Gesamtbetrag abgezogen.

Der QR-Code unten auf Ihren PDF-Rechnungen ist ein EPC-QR-Code (European Payments Council), der für Banküberweisungen in ganz Europa standardisiert ist. Ihr Kunde kann ihn mit der App seiner Bank scannen, um eine vorausgefüllte Überweisung mit Ihrer IBAN, dem genauen Betrag und der strukturierten Mitteilung der Rechnung auszulösen. Keine manuelle Eingabe, kein Risiko von Kopierfehlern. Kompatibel mit den meisten belgischen, niederländischen und europäischen Banking-Apps.

Klicken Sie in der Rechnungsliste auf "Neue Anzahlungsrechnung" (orangefarbene Schaltfläche). Erstellen Sie die Anzahlungsrechnung mit dem Vorauszahlungsbetrag, senden Sie sie an Ihren Kunden und markieren Sie sie als bezahlt. Sobald bezahlt, erscheint eine Schaltfläche "Schlussrechnung erstellen". Mit einem Klick generiert Ledgerly automatisch eine neue Rechnung mit einer negativen Abzugszeile für den Anzahlungsbetrag. Fügen Sie dann Ihre Leistungspositionen hinzu, um die Schlussrechnung zu vervollständigen. Anzahlungsrechnungen haben eine eigene Nummerierung im Format ACP-JJJJMM0001.

Nein. Das belgische Buchhaltungsrecht verlangt eine lückenlose fortlaufende Nummerierung. Sobald eine Nummer vergeben wurde, auch für einen Entwurf, kann sie nicht aus der Sequenz entfernt werden. Stattdessen können Sie den Entwurf über die Schaltfläche "Rechnung stornieren" in der Liste, im Bearbeitungsformular oder auf der Detailseite stornieren. Die Rechnung behält ihre Nummer und erhält den Status Storniert.

Eine Privatrechnung ist ein vereinfachtes Dokument für nicht mehrwertsteuerpflichtige Kunden. Sie verwendet eine separate Nummerierung (standardmäßig Präfix PART-) und erfordert keine Umsatzsteuer-ID des Kunden. Das PDF-Format ist für Privatkunden angepasst, ohne innergemeinschaftliche MwSt.-Verweise oder Peppol-Angaben.

Eine B2B-Rechnung richtet sich an ein mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen. Eine Privatrechnung richtet sich an einen privaten Kunden. Die Hauptunterschiede sind der separate Zähler (PART- unabhängig von den normalen Rechnungen), keine Kunden-MwSt.-Nummer und ein vereinfachtes PDF ohne Peppol-Referenzen. Beide Typen werden in Ihren Umsatzstatistiken berücksichtigt.

Öffnen Sie im Menü Rechnungen das Untermenü und klicken Sie auf "Privatrechnungen" und dann auf "Neue Privatrechnung". Das Formular ist ähnlich wie bei normalen Rechnungen, jedoch ohne das Feld Kunden-Umsatzsteuer-ID. Geben Sie den Kundennamen ein, fügen Sie Ihre Leistungspositionen hinzu und speichern Sie. Die Rechnung erhält eine laufende Nummer wie PART-0001.

Ja. In der Liste der Privatrechnungen steht eine Schaltfläche "Neue Anzahlungsrechnung" (orange) zur Verfügung. Die Funktionsweise ist identisch mit B2B-Anzahlungen. Nach Bezahlung klicken Sie auf "Schlussrechnung erstellen" und Ledgerly erstellt automatisch eine Schlussrechnung im Bereich Privatrechnungen mit dem vorausgefüllten Anzahlungsabzug. Peppol-Versand ist für Privatrechnungen nicht verfügbar.

Nein, aus denselben Gründen wie bei normalen Rechnungen. Die belgische Nummerierung muss lückenlos fortlaufend sein. Sie können den Entwurf über die Schaltfläche "Rechnung stornieren" annullieren, die Nummer bleibt erhalten und die Rechnung erhält den Status Storniert.

Eine Gutschrift ist ein Dokument, das eine Rechnung teilweise oder vollständig storniert. Es ist die einzige rechtlich zulässige Möglichkeit, eine bereits ausgestellte Rechnung zu korrigieren oder zu erstatten — man kann sie nicht einfach löschen.

Klicken Sie auf der Seite der betreffenden Rechnung auf "Gutschrift". Ein Formular öffnet sich — fügen Sie nur die gutzuschreibenden Positionen hinzu. Der gutgeschriebene Betrag erscheint dann als Abzug auf der Originalrechnung.

Ja. Der verbleibende geschuldete Saldo wird jedes Mal neu berechnet, indem der Gesamtbetrag aller verknüpften Gutschriften abgezogen wird. Sie können eine Rechnung also in mehreren Schritten gutschreiben.

Wiederkehrende Rechnungen ermöglichen es Ihnen, automatisch Rechnungen in regelmäßigen Abständen für Ihre Verträge und Abonnements zu erstellen. Sie richten die Regel einmalig ein (Kunde, Betrag, Häufigkeit, Startdatum) und Ledgerly erstellt die Rechnungen automatisch, ohne weiteres Zutun.

Über das Menü "Wiederkehrende Rechnungen" > "Neue Regel". Wählen Sie den Kunden, die Häufigkeit (monatlich, vierteljährlich oder jährlich), das Startdatum und fügen Sie Ihre Positionen hinzu. Sie können ein Enddatum festlegen oder die Regel unbegrenzt aktiv lassen. Jede generierte Rechnung erhält eine automatische fortlaufende Nummer.

Klicken Sie in der Liste der wiederkehrenden Regeln auf "Pausieren" neben der betreffenden Regel. Die Regel wechselt in den Status "Pausiert" und während der Pause werden keine Rechnungen erstellt. Sie können sie jederzeit wieder aktivieren — Ledgerly setzt den Zyklus ab dem nächsten berechneten Fälligkeitsdatum fort.

Klicken Sie in der Liste auf "Beenden" und bestätigen Sie. Die Regel wechselt in den Status "Beendet" und es werden keine weiteren Rechnungen erstellt. Bereits generierte Rechnungen bleiben erhalten und zugänglich. Wenn Sie nur vorübergehend pausieren möchten, verwenden Sie stattdessen "Pausieren".

Über das Menü Angebote > Neues Angebot. Das Formular ist identisch mit einer Rechnung, mit einem zusätzlichen Feld "Gültig bis". Das Angebot erhält eine separate Nummer basierend auf dem in den Einstellungen konfigurierten Präfix.

Wenn der Kunde zustimmt, markieren Sie das Angebot als "Akzeptiert" und klicken auf "In Rechnung umwandeln". Alle Positionen werden in eine neue Rechnung mit einer fortlaufenden Nummer kopiert. Das Angebot erhält den Status "Umgewandelt".

Ein Angebot, dessen Gültigkeitsdatum überschritten ist, wechselt in den Status "Abgelaufen" und ein Warnbanner erscheint auf seiner Seite. Sie können es trotzdem in eine Rechnung umwandeln, falls der Kunde nach dem Ablaufdatum zustimmt.

Ja. Die E-Mail eines Angebots enthält keine Bankverbindungsdaten — das ist absichtlich, da ein Angebot keine Zahlungsaufforderung ist. Auch Betreffzeile und Inhalt sind entsprechend angepasst.

Klicken Sie auf der Detailseite des Angebots auf das Link-Symbol, um einen eindeutigen Unterzeichnungslink zu generieren. Senden Sie diesen Link per E-Mail oder Nachrichtenapp an Ihren Kunden. Der Kunde öffnet eine sichere Seite, auf der er das Angebot lesen, das Kontrollkästchen "Ich erkläre, die Bedingungen zu akzeptieren" ankreuzen, eine optionale handschriftliche Unterschrift hinzufügen und auf Unterzeichnen und akzeptieren klicken kann. Die eIDAS SES (Simple Electronic Signature) ist in ganz Europa rechtlich gültig, die IP-Adresse und der Zeitstempel des Kunden werden als Nachweis gespeichert. Das Angebot wechselt automatisch in den Status Akzeptiert und kann sofort in eine Rechnung umgewandelt werden.

Das Ausgaben-Modul ermöglicht die Erfassung aller Lieferantenrechnungen, Spesenabrechnungen und beruflichen Einkäufe. Du kannst das Original-PDF anhängen, Lieferant und MwSt. angeben und jede Zeile nach Kostenart (Telekommunikation, Miete, Software...) klassifizieren. Alles ist für deinen Buchhalter zentralisiert.

Gehe zu Ausgaben, klicke auf "Neue Ausgabe". Wähle einen Lieferanten (oder gib den Namen ein), gib das Rechnungsdatum an, füge Zeilen mit Beträgen und MwSt.-Sätzen hinzu und hänge ggf. das PDF an. Speichern — die Ausgabe ist gespeichert und in deiner Übersicht sichtbar.

Die Kostenart (oder Kategorie) ist der buchhalterische Kostentyp, Bürobedarf, Telekommunikation, Software, Miete... Sie dient zur Erstellung der jährlichen Übersicht nach Kostenart, nützlich für deinen Buchhalter und deine Steuererklärung. Sie wird pro Zeile der Ausgabe eingegeben.

Klicke im Ausgaben-Modul auf die Schaltfläche "Jahresübersicht". Du siehst den Gesamtbetrag netto, MwSt. und brutto pro Kategorie für das gewählte Jahr, mit einem Quartalsfilter (Q1 bis Q4). Du kannst auch alle PDF-Rechnungen des Jahres als eine ZIP-Datei für deinen Buchhalter herunterladen.

Klicke im Ausgaben-Modul auf "Beleg scannen". Du kannst eine PDF-, JPEG- oder PNG-Datei hochladen. OCR analysiert das Dokument automatisch und füllt Lieferant, Datum, Betrag und MwSt. vor. Überprüfe die extrahierten Daten, passe sie bei Bedarf an und speichere. Die Originaldatei wird automatisch an die Ausgabe angehängt.

Ja. Klicke im Ausgaben-Modul auf "Importieren". Lade die mitgelieferte Excel-Vorlage herunter, fülle deine Ausgaben aus (Datum, Lieferant, Betrag, MwSt., Kategorie) und lade die Datei hoch. Ledgerly validiert jede Zeile und erstellt die entsprechenden Ausgaben in einem Vorgang. Ungültige Zeilen werden mit dem Fehlergrund markiert.

Über das Menü Kunden > Neuer Kunde. Der Name ist das Mindesterforderliche. Eine E-Mail-Adresse wird benötigt, um Dokumente per E-Mail zu versenden. Die MwSt.-Nummer ist optional, aber für Geschäftskunden empfohlen.

Die Schaltfläche "Überprüfen" fragt den europäischen VIES-Dienst ab, um zu bestätigen, dass die Nummer gültig und aktiv ist. Dies ist nützlich für Ihre MwSt.-Pflichten (Umkehrung der Steuerschuld) und um sicherzustellen, dass Sie einen Geschäftskunden korrekt fakturieren.

Peppol ist ein europäisches Netzwerk für die elektronische Rechnungsstellung, über das Sie Rechnungen direkt in Buchhaltungsprogrammen versenden und empfangen können, ohne manuelle E-Mails oder PDFs. Ledgerly ist über B2Brouter mit Peppol verbunden. Wenn ein Kunde im Peppol-Netzwerk registriert ist, tragen Sie seine Peppol-ID in seinem Kundenprofil ein, um Rechnungen über diesen Kanal zu senden.

Er ermöglicht es Ihnen, Ihre üblichen Leistungen mit Beschreibung, Einzelpreis und MwSt.-Satz vorab zu speichern. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, beginnen Sie im Beschreibungsfeld zu tippen, um Vorschläge aus Ihrem Katalog zu sehen.

Die automatische Vervollständigung aus dem Katalog ist Premium-Konten vorbehalten. Sie können Ihren Katalog weiterhin verwalten und als Referenz bei der manuellen Eingabe verwenden.

Ja, bearbeiten Sie die Leistung und wählen Sie den Satz aus der Dropdown-Liste (0%, 6%, 12% oder 21%). Dieser Satz wird standardmäßig verwendet, wenn Sie die Leistung einer Rechnung hinzufügen, kann aber zeilenweise angepasst werden.

Automatische Transaktionen werden von Ledgerly erstellt, wenn Sie eine Rechnung als bezahlt markieren — sie sind schreibgeschützt und spiegeln die verknüpfte Rechnung genau wider. Manuelle Transaktionen werden von Ihnen für Ausgaben und Einnahmen außerhalb von Rechnungen eingegeben (Miete, Material, Abonnements...).

Die Aufstellung fasst alle Transaktionen des ausgewählten Quartals zusammen und schlüsselt sie nach belgischen MwSt.-Gittern auf. Sie können sie als Intervat-XML für Ihre Erklärung auf eservices.minfin.fgov.be exportieren oder als Excel für Ihren Buchhalter.

Über die Seite MwSt.-Aufstellung sind zwei Exporte verfügbar. Die Excel-Datei hat drei Blätter: Einnahmen, Ausgaben und eine MwSt.-Zusammenfassung nach Satz. Der Intervat-XML-Export liegt im offiziellen VATSENDING-Format vor, direkt importierbar im Portal des SPF Finanzen.

Das Einnahmenjournal ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Register für belgische Selbstständige unter der Mehrwertsteuerbefreiungsregelung oder vereinfachten Buchführung. Es erfasst jeden Verkauf mit Datum, Beschreibung, Betrag ohne MwSt., Mehrwertsteuersatz und Zahlungsmethode. Ledgerly ermöglicht es Ihnen, es einfach zu pflegen und als konformes PDF zu exportieren.

Über das Menü "Einnahmenjournal" > "Neuer Eintrag". Geben Sie das Verkaufsdatum, eine Beschreibung, den Betrag ohne MwSt., den Mehrwertsteuersatz (befreit, 0%, 6%, 12% oder 21%) und die Zahlungsmethode (Bargeld, Überweisung, Karte oder Scheck) ein. Der MwSt.-Betrag und der Gesamtbetrag inkl. MwSt. werden automatisch berechnet.

Auf der Journalseite stehen zwei PDF-Exporte zur Verfügung. Der monatliche Export generiert das Register für den angezeigten Monat mit einer MwSt.-Zusammenfassung nach Satz am Ende. Der jährliche Export fasst alle Einträge des Jahres mit Jahreszahlen zusammen. Diese PDFs entsprechen dem belgischen Rechtsformat und können an Ihren Buchhalter übermittelt oder für eine Steuerprüfung aufbewahrt werden.

Ja. Wenn Sie einen Buchhalter-Zugang eingerichtet haben (über Einstellungen > Buchhalter-Zugang), kann Ihr Buchhalter das Einnahmenjournal im Nur-Lese-Modus einsehen. Er kann alle Einträge ansehen und PDF-Exporte herunterladen, ohne Daten ändern oder löschen zu können.

Ausrüstung, die mehrere Jahre genutzt wird, erzeugt während ihrer gesamten Nutzungsdauer einen Mehrwert, nicht nur im Kaufjahr. Abschreibungen verteilen den Steuerabzug anteilig auf diesen Zeitraum: Jedes Jahr wird der Anteil abgezogen, der der tatsächlichen Abnutzung entspricht. Ohne Abschreibung würde das vollständige Abziehen von 3 000 € in einem einzigen Jahr Ihre Ausgaben künstlich aufblähen. Grundsätzlich muss jedes Wirtschaftsgut, das länger als ein Geschäftsjahr genutzt wird, abgeschrieben werden, es sei denn, es gilt als geringwertig.

Artikel 62 des Einkommensteuergesetzbuches 1992 (EStGB 92) legt den gesetzlichen Rahmen fest. Er schreibt die lineare Methode als Standard vor: Jedes Geschäftsjahr wird derselbe Betrag abgezogen. Die belgische Steuerbehörde erkennt folgende Standarddauern an: 3 Jahre für IT- und Elektronikgeräte (33,33 %/Jahr), 5 Jahre für Werkzeuge und Fahrzeuge (20 %/Jahr), 10 Jahre für Möbel und Einrichtungen (10 %/Jahr). Ledgerly wendet diese Sätze standardmäßig an.

Die jährliche Quote entspricht dem Kaufpreis ohne MwSt. geteilt durch die Nutzungsdauer in Jahren. Beispiel: Ein für 1 200 € ohne MwSt. gekaufter Laptop, abgeschrieben über 3 Jahre, ergibt 1 200 ÷ 3 = 400 €/Jahr. Dieser Betrag mindert jedes Jahr Ihren steuerpflichtigen Gewinn. Die Summe aller Quoten muss dem Kaufpreis entsprechen. In Ledgerly berechnet die i-Schaltfläche neben dem Feld Abschreibungsdauer diesen Betrag in Echtzeit mit einer vollständigen Aufschlüsselung pro Geschäftsjahr.

Pro rata temporis reduziert die Quote des ersten (und ggf. letzten) Jahres auf den Anteil der tatsächlich verstrichenen Monate. Ledgerly verwendet die Vollamonatsregel: Die Abschreibung beginnt am 1. des Kaufmonats. Beispiel: Ein im April (Monat 4) gekauftes Wirtschaftsgut ergibt 9 Monate Abschreibung im ersten Jahr (April bis Dezember: 13 − 4 = 9 Monate), also 400 × 9/12 = 300 €. Wenn der Kauf nicht im Januar erfolgt, schließt ein letztes Teiljahr den Plan ab, wobei der Betrag auf den nächsten Cent angepasst wird, damit die Summe genau dem Kaufpreis entspricht.

Die belgische Steuerbehörde erkennt drei Standarddauern für Selbstständige an: 3 Jahre für IT- und Elektronikgeräte (Computer, Laptops, Tablets, Smartphones, Software) wegen rascher technologischer Veralterung; 5 Jahre für professionelles Werkzeug, Maschinen und Nutzfahrzeuge wegen regelmäßiger mechanischer Abnutzung; 10 Jahre für Büromöbel, Einrichtungen und langlebige Geräte. Diese Dauern werden in der Regel ohne zusätzliche Begründung akzeptiert. Andere Dauern sind möglich, müssen aber bei einer Steuerprüfung vertretbar sein.

Wenn in Ledgerly keine Dauer ausgewählt wird, gilt das Wirtschaftsgut als sofort abzugsfähig: Die Anschaffungskosten ohne MwSt. werden vollständig im Anschaffungsjahr abgezogen, ohne Aufteilung. Die belgische Steuerbehörde akzeptiert dies für geringwertige Wirtschaftsgüter, deren Einzelpreis 1 000 € ohne MwSt. nicht übersteigt. Über 1 000 € ohne MwSt. ist ein mehrjähriger Abschreibungsplan obligatorisch.

Der Buchwert (BW) ist der noch nicht abgeschriebene Teil des Wirtschaftsgutes — sein buchhalterischer Wert nach Abzug aller kumulierten Abschreibungen. Formel: BW = Kaufpreis − Kumulierte Abschreibungen. Im Laufe der Zeit sinkt der Buchwert bis auf null am Ende des Plans. In Ledgerly zeigt die Detailseite jedes Wirtschaftsgutes den aktuellen Buchwert sowie eine vollständige jahresweise Tabelle: Für jedes Geschäftsjahr sehen Sie die abgeschriebenen Monate, die Jahresquote, den kumulierten Betrag und den verbleibenden Buchwert. Vollständig abgeschriebene Wirtschaftsgüter können weiter genutzt werden, erzeugen jedoch keine steuerlich abzugsfähige Last mehr.

Die Seite Fälligkeiten zeigt alle Ihre versendeten oder überfälligen Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum naht oder bereits verstrichen ist. Drei Übersichtskarten oben zeigen: Gesamtanzahl der Fälligkeiten, ausstehender Betrag (noch nicht fällige Rechnungen) und überfälliger Betrag (Rechnungen nach Fälligkeitsdatum). Sie können nach Bevorstehend, Überfällig oder allen Fälligkeiten zusammen filtern.

Gehen Sie zu Einstellungen → Unternehmen, Abschnitt Zahlungserinnerungen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatische Erinnerungen aktiviert" und geben Sie die gewünschten Fristen ein: Erinnerung 1 (z. B. 3 Tage vor Fälligkeit), Erinnerung 2 (z. B. am Fälligkeitstag) und die Nachfassfrist für überfällige Rechnungen (z. B. 7 Tage nach Fälligkeit). Diese Erinnerungen werden jede Nacht automatisch gesendet — nach dem Speichern der Einstellungen ist keine weitere Aktion erforderlich.

Auf der Seite Fälligkeiten hat jede Zeile eine Schaltfläche 'Erinnerung senden'. Ein Klick öffnet einen Bestätigungsdialog mit dem Kundennamen, danach wird die E-Mail sofort an die Adresse des Kunden gesendet. Das Datum der letzten Erinnerung wird in der dafür vorgesehenen Tabellenspalte angezeigt, sodass Sie auf einen Blick sehen, ob ein Kunde bereits kontaktiert wurde.

Nicht bei automatischen Erinnerungen. Ledgerly speichert jede gesendete Erinnerung (automatisch oder manuell) mit Datum und Frist. Vor jedem automatischen Versand prüft das System, ob genau diese Erinnerung bereits für diese Rechnung gesendet wurde — falls ja, wird sie übersprungen. So erhält ein Kunde niemals dieselbe E-Mail zweimal. Wenn Sie jedoch manuell auf 'Erinnerung senden' klicken, wird jedes Mal eine neue Erinnerung erstellt.

Sobald eine Rechnung den Status Bezahlt erhält, verschwindet sie automatisch von der Seite Fälligkeiten. Automatische Erinnerungen werden für diese Rechnung ebenfalls eingestellt, da Ledgerly nur Rechnungen mit dem Status Gesendet oder Überfällig verarbeitet. Der Verlauf der bereits gesendeten Erinnerungen bleibt über die Detailseite der Rechnung zugänglich.

Gehen Sie zum Menü Banque und klicken Sie auf Bank verbinden. Wählen Sie Ihr Institut aus der Liste der verfügbaren belgischen Banken und melden Sie sich dann auf der Website Ihrer Bank an. Nach der Zugangsgenehmigung werden Sie zu Ledgerly zurückgeleitet. Ihre Konten und Salden erscheinen sofort.

Jede Nacht synchronisiert Ledgerly Ihre neuen Banktransaktionen. Fur jeden eingehenden Überweisungsversuch sucht das System zunächst nach einer Rechnung, deren strukturierter Mitteilung (+++xxx/xxxx/xxxxx+++) genau übereinstimmt — die zuverlässigste Methode. Wird keine Referenz gefunden, aber ein einziger Betrag stimmt mit einer offenen Rechnung überein, wird der Abgleich ebenfalls automatisch durchgeführt. In beiden Fällen wird die Rechnung auf Bezahlt gesetzt und Sie erhalten eine Benachrichtigung.

Die strukturierte Mitteilung ist eine Referenz im Format +++xxx/xxxx/xxxxx+++ die aus Ihrer Rechnungsnummer berechnet wird. Sie erscheint auf Ihrem PDF und in der an den Kunden gesendeten E-Mail. Wenn Ihr Kunde diese Mitteilung in seiner Banküberweisung angibt, identifiziert Ledgerly die Rechnung sofort und gleicht sie automatisch ab — ohne jegliches Eingreifen Ihrerseits.

Fehlt die strukturierte Mitteilung, versucht Ledgerly einen Abgleich nach exaktem Betrag: Stimmt nur eine offene Rechnung mit dem Überweisungsbetrag überein, erfolgt der Abgleich trotzdem automatisch. Haben mehrere Rechnungen denselben Betrag, wird kein automatischer Abgleich durchgeführt — die Transaktion erscheint in der Liste Abzugleichen und Sie können manuell die richtige Rechnung auswählen.

Klicken Sie auf der Seite Banque auf die Schaltfläche Löschen neben der Verknüpfung. Der Zugang wird bei der Bank widerrufen und alle importierten Transaktionen dieser Verknüpfung werden gelöscht. Diese Aktion ist unwiderruflich — bereits mit Rechnungen abgeglichene Transaktionen sind davon nicht betroffen.

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein standardisiertes Netzwerk für die elektronische Rechnungsstellung, das in ganz Europa eingesetzt wird. Es ermöglicht das Senden und Empfangen von Rechnungen direkt in Buchhaltungsprogrammen, ohne Papier oder E-Mail. In Belgien werden Unternehmen über das Präfix 0208 gefolgt von der Steuernummer ohne BE identifiziert (Beispiel: 0208:0123456789). Ledgerly ist über den Anbieter B2Brouter mit Peppol verbunden.

Klicken Sie auf der Detailseite einer Rechnung (Status Entwurf oder Gesendet) auf "Über Peppol senden". Die Rechnung wird an den Empfänger übermittelt, der über seine Peppol-ID identifiziert wird, die im Kundenprofil eingetragen ist. Ein Statusabzeichen erscheint auf der Rechnung, sobald der Empfänger den Empfang bestätigt, akzeptiert oder ablehnt. Das Senden über Peppol ersetzt nicht die E-Mail, wenn der Kunde diese ebenfalls anfordert.

Lieferanten, die bei Peppol registriert sind, können Rechnungen direkt an Ihre Ledgerly Peppol-ID senden. Klicken Sie im Menü Rechnungen auf "Peppol-Posteingang" und dann auf "Synchronisieren", um die neuesten empfangenen Rechnungen zu importieren. Jede empfangene Rechnung erscheint in der Liste mit dem Lieferantennamen, dem Betrag und dem Status. Sie können sie über diese Oberfläche akzeptieren oder ablehnen.

Drei Status spiegeln die Antwort des Empfängers wider. "Empfangsbestätigung" bedeutet, dass die Rechnung erfolgreich im System des Kunden eingegangen ist. "Akzeptiert" bedeutet, dass der Kunde die Rechnung als korrekt bestätigt hat und sich zur Zahlung verpflichtet. "Abgelehnt" bedeutet, dass der Kunde ein Problem mit der Rechnung gemeldet hat (falscher Betrag, bestrittene Leistung usw.). Kontaktieren Sie bei einer Ablehnung Ihren Kunden, um das Dokument zu korrigieren und erneut zu senden.

Ihre Peppol-ID wird automatisch aus Ihrer USt-IdNr. generiert, in Einstellungen, Unternehmen, Abschnitt "Peppol". Sobald Ihre Einstellungen mit einer gültigen USt-IdNr. gespeichert sind, wird automatisch ein Peppol-Konto im B2Brouter-Netzwerk erstellt, ohne weiteren Aufwand. Der Status Ihres Kontos (aktiv oder ausstehend) wird direkt im Peppol-Abschnitt Ihrer Einstellungen angezeigt. Tragen Sie auch die Peppol-ID jedes Kunden in sein Kundenprofil ein, um Rechnungen über das Netzwerk senden zu können.

Gehen Sie zu Kilometerkosten und klicken Sie auf Neue Fahrt. Geben Sie Datum, Abfahrtsort, Ziel, Entfernung in km und den Zweck der Fahrt ein. Der Betrag wird automatisch auf Basis des offiziellen Satzes berechnet (0,4449 EUR/km fur 2026). Sie konnen die Fahrt auch einem Kunden zuordnen.

Der FOD Finanzen veroffentlicht jahrlich den Satz fur Geschaftsreisen mit dem privaten Fahrzeug. Fur 2026 betragt dieser Satz 0,4449 EUR/km. Er deckt Fahrzeugabschreibung, Versicherung, Kraftstoff und Wartung. Keine Tankquittungen erforderlich, nur die Entfernung zahlt.

Sie geben die Entfernung in km direkt in das Formular ein. Es gibt keine automatische Routenberechnung. Sie konnen die Entfernung uber Google Maps oder Ihr gewohntes Navigationsgeraet ermitteln. Wenn Sie regelmaßig dieselbe Strecke fahren, notieren Sie sie einmalig und ubernehmen die Entfernung jeweils.

Ja. Auf der Seite Kilometerkosten stehen ein monatlicher PDF-Export und ein Jahresexport zur Verfugung. Diese Dokumente listen alle Fahrten mit Datum, Abfahrt, Ziel, km, Satz und Betrag auf. Sie sind bereit zur Weitergabe an Ihren Buchhalter oder zur Aufbewahrung bei einer moglichen Betriebsprufung.

Wenn Sie Ihr Fahrzeug sowohl beruflich als auch privat nutzen, konnen Sie nur den beruflichen Anteil abziehen. Dieser Prozentsatz, der in Ihren Einstellungen festgelegt wird, wird automatisch auf die Berechnung angewendet. Fahren Sie beispielsweise 70% beruflich, sind nur 70% des Kilometerbetrags absetzbar. Dieses Verhaltnis muss bei einer Prufung nachweisbar sein.

INASTI (Nationales Institut fur die Sozialversicherung der Selbstandigen) verwaltet die Sozialversicherungsbeitrage belgischer Selbstandiger. Diese Beitrage finanzieren Ihren Sozialschutz, Rente, Kindergeld, Krankenversicherung und Erwerbsminderungsrente. Als Selbstandiger zahlen Sie sie vierteljahrlich an Ihre Sozialversicherungskasse.

Die Beitrage werden auf Ihr netto Berufseinkommen in drei Stufen berechnet. Stufe 1 bis 75.024,54 EUR wird mit 20,5% besteuert. Stufe 2 von 75.024,54 EUR bis 110.562,42 EUR mit 14,16%. Daruber hinaus sind keine weiteren Beitrage fallig. Ein Mindestbetrag gilt bei niedrigem Einkommen, namlich 3.670,32 EUR/Jahr im Jahr 2026 (1.895,36 EUR bei Tatigkeitsbeginn).

Das INASTI-Modul ermoglicht eine Simulation Ihrer Beitrage auf Basis Ihres geschatzten Einkommens. Geben Sie Ihr erwartetes jahrliches Nettoeinkommen ein und der Simulator berechnet den Jahresbetrag, den Quartalsbetrag und zeigt an, in welche Stufe(n) Sie fallen. Es ist ein Planungswerkzeug, kein offizieller Bescheid Ihrer Sozialversicherungskasse.

Nein. Sie zahlen zunachst vorlaufige Beitrage, die auf dem Einkommen der vorherigen 3 Jahre berechnet werden. Sobald Ihr tatsachliches Jahreseinkommen bekannt ist (in der Regel 2-3 Jahre spater), fuhrt Ihre Sozialversicherungskasse eine Regulierung durch. War Ihr tatsachliches Einkommen hoher, zahlen Sie nach. War es niedriger, erhalten Sie eine Erstattung. Der Ledgerly-Simulator hilft Ihnen, diese Regulierungen vorauszuplanen.

Sie zahlen Ihre Beitrage an Ihre Sozialversicherungskasse (Acerta, Partena, Xerius, UCM, Securex...) bis spatestens zum letzten Tag jedes Quartals (31. Marz, 30. Juni, 30. September, 31. Dezember). Ledgerly verwaltet keine Zahlungen, sondern hilft Ihnen, die Betrage zu schatzen und zu planen. Zum Bezahlen nutzen Sie Ihr Online-Konto auf der Website Ihrer Sozialversicherungskasse.

Das Zeiterfassungsmodul ermoglicht es, Arbeitssitzungen mit Dauer, Kunde und Beschreibung zu erfassen. Sie konnen jeder Sitzung einen Stundensatz zuweisen, um den abrechenbaren Betrag zu schatzen. Eine monatliche und jahrliche Zusammenfassung gibt Ihnen einen Uberblick uber Ihre Tatigkeit und Ihren zeitbasierten Umsatz.

Fullen Sie auf der Zeiterfassungsseite das Formular oben aus, Datum, Stunden und Minuten, eine Beschreibung sowie optional Kunde und Stundensatz. Aktivieren Sie das Kontrollkastchen Abrechenbar, wenn diese Sitzung dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Klicken Sie auf Hinzufugen, um die Sitzung zu speichern.

Oben auf der Zeiterfassungsseite ermoglicht das Timer-Widget, die Dauer einer Aufgabe in Echtzeit zu messen. Klicken Sie zu Beginn Ihrer Arbeit auf Starten und bei Abschluss auf Stoppen. Die Dauer wird automatisch in das Formular eingetragen. Der Timer lauft weiter, wenn Sie zu anderen Seiten navigieren.

Die Zeiterfassungsseite zeigt standardmaBig den aktuellen Monat. Verwenden Sie die Navigationspfeile, um zum vorherigen oder nachsten Monat zu wechseln. Vier Kennzahlen fassen den Monat zusammen, Anzahl der Sitzungen, Gesamtstunden, abrechenbare Stunden und geschatzter Rechnungsbetrag. Die Jahresubersicht am unteren Rand zeigt monatliche Gesamtwerte.

Derzeit nicht automatisch. Die Zeiterfassung ist vom Rechnungsmodul unabhangig. Sie konnen sie nutzen, um Ihre Tatigkeit zu verfolgen, Ihre Honorare zu schatzen und Rechnungen manuell anhand der erfassten Stunden zu erstellen. Eine Integration zur Rechnungserstellung aus Sitzungen ist fur eine zukunftige Version geplant.

Unter Einstellungen > Unternehmen, Abschnitt "Rechnungseinstellungen". Legen Sie ein Präfix fest (z.B. RECH-) und wählen Sie zwischen fortlaufend (RECH-0001) oder Jahr+Monat (RECH-2026040001). Die gleiche Einstellung ist separat für Gutschriften und Angebote verfügbar.

Im Abschnitt Logo der Unternehmenseinstellungen. Das Logo erscheint im Kopfbereich aller Ihrer PDF-Dokumente. Akzeptierte Formate: PNG, JPG oder SVG, maximal 2 MB. Für beste Ergebnisse verwenden Sie eine Datei mit transparentem Hintergrund.

Ja, im Abschnitt "Farbe der PDF-Rechnungen". Sechs Themen stehen zur Verfügung: Midnight, Slate, Ocean, Forest, Crimson und Graphite. Das Thema wird auf die Kopfzeile und Summen Ihrer Dokumente angewendet.

Überprüfen Sie, ob Ihre IBAN unter Einstellungen > Unternehmen > Bankverbindung eingetragen ist. Wenn das Feld leer ist, erscheint der Überweisungsbereich nicht auf der PDF.

Um eine Rechnung zu erstellen, sind drei Angaben erforderlich: Ihr Unternehmensname, Ihre USt-IdNr. und Ihre IBAN. Fehlt eine dieser Angaben, leitet Ledgerly Sie automatisch zu Einstellungen > Unternehmen weiter. Für Angebote ist die IBAN nicht erforderlich, da ein Angebot keine Zahlungsaufforderung ist.

Klicken Sie in den Einstellungen auf "Buchhalter-Zugang" und dann auf "Zugang hinzufügen". Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Buchhalters ein — er erhält eine E-Mail mit einem Zugangslink. Der Buchhalter kann Ihre Rechnungen, Angebote, Transaktionen und MwSt.-Exporte im Nur-Lese-Modus einsehen, ohne Ihre Daten ändern oder Dokumente erstellen zu können. Der Zugang ist sicher und unabhängig von Ihrem eigenen Konto.

Öffnen Sie in Ihrem Profil die Registerkarte "Sicherheit". Drei Methoden stehen zur Verfügung: Google Authenticator über eine mobile App (empfohlen), E-Mail-Code bei jeder Anmeldung oder SMS-Code (erfordert eine verifizierte Telefonnummer).

Klicken Sie in Ihrem Profil auf "Meine E-Mail ändern". Ein Bestätigungslink wird an die neue Adresse gesendet — die Änderung tritt erst in Kraft, nachdem Sie auf diesen Link geklickt haben. Ihre alte Adresse bleibt bis zur Bestätigung aktiv.

In Ihrem Profil > Registerkarte Daten & Datenschutz, klicken Sie auf "Herunterladen" im Abschnitt Persönliche Daten. Es wird sofort eine JSON-Datei mit Ihrem Profil und Ihrer Anmeldehistorie generiert. Dies ist Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß der DSGVO.

In Ihrem Profil > Registerkarte Daten & Datenschutz, verwenden Sie den Abschnitt Mein Konto löschen. Ein Bestätigungscode wird an Ihre E-Mail gesendet. Ihre persönlichen Daten werden anonymisiert, aber Ihre Rechnungen bleiben entsprechend den gesetzlichen buchhalterischen Anforderungen archiviert.

Ja, eine USt-IdNr. ist für die Nutzung von Ledgerly erforderlich, da der Dienst nur für registrierte Unternehmen bestimmt ist. Wenn Ihre Nummer bereits aktiv ist, geben Sie sie bei der Registrierung ein — sie wird in Echtzeit über die VIES-Datenbank der EU geprüft. Wenn Sie Ihr Unternehmen gerade gegründet haben und Ihre Nummer noch nicht zugeteilt wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "USt-IdNr. beantragt": Sie haben dann 30 Tage Zeit, sie nachzureichen.

Jedes neue Konto erhält automatisch 30 Tage vollen Zugang zu Ledgerly. Nach Ablauf dieser Frist wird das Konto gesperrt, wenn kein Abonnement abgeschlossen wurde. Ihre Daten bleiben zugänglich, sobald ein Abonnement aktiviert wird.

Auf den Anmelde- und Registrierungsseiten wird oben rechts eine FR / EN / NL / DE-Auswahl angezeigt. Nach der Anmeldung gilt die bei der Registrierung gewählte Sprache. Sie können diese in Ihrem Profil ändern.

Öffnen Sie in Ihrem Profil die Registerkarte "Benachrichtigungen". Zwei Optionen stehen zur Verfügung. "Ledgerly-Neuigkeiten und Tipps" ermöglicht Ihnen den Empfang von Produkt-Updates per E-Mail. "Warnung bei jeder Anmeldung" sendet Ihnen bei jeder neuen Anmeldung an Ihrem Konto eine Bestätigungs-E-Mail, hilfreich zur Erkennung unbefugter Zugriffe. Aktivieren oder deaktivieren Sie jede Option einzeln und klicken Sie dann auf "Einstellungen speichern".

Öffnen Sie in Ihrem Profil die Registerkarte "Abonnement". Sie sehen Ihr aktuelles Paket (Trial, Pro oder Expert), das nächste Abrechnungsdatum und Ihren Rechnungsverlauf. Um das Paket zu wechseln, klicken Sie auf "Paket wechseln" — die Liste der verfügbaren Angebote mit den enthaltenen Funktionen wird angezeigt. Die Änderung tritt sofort in Kraft.

Eine individuelle 30-minutige Telefonsitzung mit Laurent, dem Gründer von Ledgerly. Er führt Sie persönlich durch die Nutzung von Ledgerly, angepasst an Ihre Situation, und beantwortet all Ihre Fragen. Die Sitzung findet per Telefon zum vereinbarten Termin statt.

Vollständig kostenlos für Expert-Jahresabonnenten (450 EUR/Jahr). Für andere aktive Abonnements kostet die Sitzung 50 EUR, 75 EUR oder 100 EUR je nach Zone in Wallonien, automatisch aus Ihrer Postleitzahl berechnet. Zahlung per sicherem Stripe-Link per E-Mail.

Gehen Sie zum Seitenmenü und klicken Sie auf Wallonien-Onboarding. Stellen Sie sicher, dass Ihre Telefonnummer in Ihrem Profil verifiziert ist. Füllen Sie das Formular mit Ihrer Verfügbarkeit aus. Laurent meldet sich direkt bei Ihnen, um einen Termin zu vereinbaren.

Laurent erhält eine Benachrichtigung und ruft Sie an, um den Termin zu bestatigen. Sie erhalten eine E-Mail mit einer .ics-Datei und dem Zahlungslink falls zutreffend. Nach Zahlungsbestatigung wird automatisch eine Rechnung erstellt und zugesandt.